電話の要約方法は？コツ4つやおすすめのシステム5選を紹介

電話の際に、相手が話した内容をうまく要約できずに困っていませんか？

とくにクレーム対応時など、上司に通話内容の要約を共有する機会は意外と多いものです。電話での通話内容を素早く正確に要約して共有できれば、業務効率が大幅に向上します。

本記事では、通話内容を効率的に要約するための具体的な手順とポイントを詳しく解説します。

電話での通話内容をうまく要約する近道は、コツを押さえることです。本記事で詳しくまとめているので、ぜひ最後まで読んでお役立てください。

通話内容の要約には、ツールの活用も効果的です。

コミュニケーションプラットフォーム「カイクラ」を使えば、電話での会話を自動で文字起こしし、AIによる要約ができます。カイクラの詳細は、下記からぜひご確認ください。

まずは全体像をまとめる！電話の要約方法4つ

電話内容を要約する際は、以下の4つの手順に従うことが大切です。

1. 全体像をまとめる
2. 見出しを作成する
3. 各見出しに情報を入れていく
4. 自分の言葉でまとめる

とくに手順1で全体像をまとめることは、大切なポイントです。各ステップの詳細をみていきましょう。

【手順1】全体像をまとめる

最初に、顧客やクライアントと話した内容の全体像を大まかに把握することから始めます。

この段階で重要なのは、細かい内容にとらわれすぎないことです。電話の目的と最終的な結論の重要なポイント2つを押さえることに集中します。

たとえば、A社の営業担当から電話があった場合は、以下のメモで問題ありません。

細かな説明や経緯は、この段階では書かなくて大丈夫です。会話の始点と終点を明確にすることで、その後の要約作業がより効率的に進められます。

【手順2】見出しを作成する

次に、目的と結論の間を埋める情報を見出しとして整理します。関連する内容や同じ意味を持つものは、ひとつの見出しにまとめます。すべての見出しを作成したら、それぞれ順番に違和感がないかを確認しましょう。

たとえば、見積もりに関する電話の場合は以下の見出しになります。

このように、話の流れに沿って見出しを作成することで、要点を整理しやすくなります。

【手順3】各見出しに情報を入れていく

作成した見出しに沿って、具体的な情報を入れていきます。とくに、日付や金額などの数字に関する情報は、正確に記録しましょう。

たとえば、見積もりに関する電話は以下のように情報を整理できます。

このように、見出しに沿って情報を整理することで、電話内容を簡潔にまとめられます。

【手順4】自分の言葉でまとめる

最後に、メモした情報をもとに、自分の言葉でわかりやすく文章化します。この際、専門用語はできるだけ避け、誰が読んでも理解できる表現にすることが大切です。

専門用語を知らない人がわかりにくい内容の場合、質問が発生したり内容が正しく伝わらなかったりなど、コミュニケーションコストがかかってしまいます。

たとえば、以下のようにまとめます。

このように、箇条書きのメモを文章化することで、電話内容を体系的に伝えられます。

電話の会話内容を要約する際のコツ4つ

電話の会話内容を要約する際は、以下のコツを押さえましょう。

1. メモをしながら話しを聞く
2. 内容を復唱する
3. 内容が複雑な場合は上司に代わる
4. システムを導入する

以下のコツを押さえて要約をすることで、通話内容がスムーズに共有でき電話対応の効率化にもつながるので、ぜひご確認ください。

【コツ1】メモをしながら話を聞く

電話中は、会話内容を忘れてしまう場合が多いため、その場でメモを取ります。完璧なメモである必要はなく、キーワードや要点を書き留める程度で構いません。

デスクにメモ用紙とボールペンを常備したりパソコンのメモツールを起動したりなど、いつでもメモが取れる状態にしましょう。いざというときにメモがないと焦ってしまうため、事前に準備することをおすすめします。

下記の記事では、電話対応のメモのテンプレートに関して解説しています。テンプレートがあれば、確認すべき事項が明確で必要事項を聞き漏らさずにメモができるため、ご参照ください。

【コツ2】内容を復唱する

相手との認識の違いを防ぐため、通話中に内容を復唱して確認しながら会話を進めることが大切です。

とくに曖昧な点や聞き取りづらかった箇所は、その場でしっかりと確認しましょう。後から間違いや認識違いが発覚すると、顧客に迷惑をかけ、信頼の損失につながる恐れもあります。曖昧な箇所は残さず通話を終えることを意識しましょう。

【コツ3】内容が複雑な場合は上司に代わる

クレームや商談中の顧客からの連絡は、担当者でないとわからないことも多くあります。
内容をお伺いし、なんと回答したらいいか判断がつかない場合は、無理せず上司や担当者に電話を代わりましょう。

新人の場合は「なかなか保留にできない」「変わるタイミングを作れない」などのシーンで適当な返事をしてしまうと、後からトラブルになる恐れがあります。

すぐに代わることができない場合は、保留を提案したり、相手の連絡先を確認した上で折り返しするように伝えたりしてみましょう。

【コツ4】システムを導入する

業務効率を大幅に向上させる場合、通話内容の自動文字起こしや要約機能を備えた電話システムを導入すると、メモを取る手間が大幅に削減できます。

また、通話終了後でも通話内容をそのまま確認できるため、聞き漏らしや記憶違いの心配がありません。AIによる自動要約機能があるシステムの場合、長時間の通話内容も簡単に要点をまとめられます。

下記の記事では、電話を文字起こしするシステムを紹介しています。業務効率化のために、このようなシステム導入は主流なので、まだ社内に導入していない方はご検討ください。

電話の要約ができるシステム5選

電話内容を効率的に要約するためのシステムを5つ紹介します。

1. カイクラ
2. TramOneCloud
3. MiiTel
4. pickupon
5. amptalk analysis

プランや費用なども表にまとめていますので、導入時の参考にしていただけるとうれしいです。

【システム1】カイクラ

システム名	カイクラ
機種	クラウド
プラン	通常プラン セルフスタートプラン ※1ライセンス＝1拠点
初期費用（税込）	9,900円〜 ※人数に限らず、1拠点（店舗）あたり
月額費用（税込）	34,100円〜 ※人数に限らず、1拠点（店舗）あたり

「カイクラ」は、自動文字起こしやAI要約機能に加えて、顧客情報の一元管理や通話自動録音、SMS送信などもできるコミュニケーションプラットフォームです。

利用社数は2,700社以上、ユーザー数は4.2万人以上にのぼり、継続率も99.8%と高い水準を維持しています。

カイクラには、電話の要約だけではなく、電話対応が効率化できる機能も備わっています。詳しい機能や導入事例は、以下のサービスページよりご確認ください。

【システム2】TramOneCloud

システム名	TramOneCloud
機種	クラウド オンプレミス
プラン	Essential Professional Enterprise
初期費用（税込）	–
月額費用（税込）	800円〜/ユーザー 5,000円〜/システム ※無料トライアルあり ※年間一括払いあり

TramOneCloudの提供プランには、インターネットを通してサービスを利用する「クラウド」と社内にサーバーを設置する「オンプレミス」の2つがあります。

拡張機能でAI音声認識連携させれば、通話内容を自動でテキスト化・要約できます。

コールセンター業務に必要なCTI機能以外にも、IVR（自動音声対応）やACD（自動振り分け）機能が搭載されている点も特徴です。

【システム3】MiiTel Phone

システム名	MiiTel Phone
機種	クラウド
プラン	要問い合わせ
初期費用（税込）	10ID以下を単月契約する場合は、事務手数料が発生
月額費用（税込）	6,578円/ID ※年次契約の場合の月額料金

「MiiTel Phone」は、IP電話、録音、文字起こし、音声解析の機能が1つになったCTIツールです。会話内容を自動で文字起こしできるだけではなく、要約機能も搭載されています。

本社・自社・在宅勤務などのリモートワークにも対応しているため、柔軟な働き方に対応可能です。

【システム4】pickupon

システム名	pickupon
機種	クラウド
プラン	–
初期費用（税込）	無料
月額費用（税込）	6,600円/ID

pickuponは、電話内容をテキストと音声の両方で記録できるシステムです。

AIが通話内容から重要なポイントを自動で抽出してくれる機能が特徴で、CRMやチャットツールへ自動転送することもできます。

また、閲覧のみのアカウントは無料で利用できるため、コスト面でも安心して導入できます。

【システム5】amptalk analysis

システム名	amptalk analysis
機種	クラウド
プラン	Basicプラン Proプラン
初期費用（税込）	要見積もり
月額費用（税込）	要見積もり

amptalk analysisは、電話内容の記録や文字起こし、要約ができるシステムです。CRMツールやチャットツールと連携でき、トピックごとに内容を可視化できます。

BasicプランとProプランの2つのプランがあり、初期費用・月額費用ともに見積もりを取る必要があります。

要約できるシステムで迷ったらカイクラがおすすめ

電話の会話内容を要約したいと思ったら、コミュニケーションプラットフォーム「カイクラ」が便利です。

カイクラを導入したら通話録音の自動文字起こしやAI要約ができるようになります。

カイクラに搭載されている自動文字起こしやAI要約機能の詳細は、以下です。

このほかにも、電話やSMSなどの対応履歴を一元管理できる機能や、受電時に顧客情報がポップアップする機能が搭載されているので、カイクラの導入は電話対応の効率化にもつながります。

またカイクラは、通話録音を活用した研修の実施など、電話対応品質の向上にも活用できます。

電話対応の効率化と品質向上を同時に実現できる「カイクラ」の詳しい情報は、以下にまとめていますので、気になる方はぜひご覧ください。

まとめ：電話の要約にはシステムの導入がおすすめ！

電話内容を効率的に要約するには、まず全体像を把握してから細部をまとめていく手順が重要です。

メモを取りながら話を聞いたり、内容を復唱したりするコツも有効ですが、自動で文字起こしや要約ができるシステムを導入すると、より確実に素早く要約できます。

とくにカイクラは、AIによる高精度な要約機能や感情分析、キーワード検知など、充実した機能を備えています。

また顧客情報の一元管理や、顧客情報のポップアップ表示機能も搭載されているので、電話対応の効率化も可能です。

電話業務の効率化を実現するカイクラの詳細は、以下からご確認ください。