固定電話録音の4つの方法を紹介！録音のメリットについてもあわせて解説

ビジネスにおいて、通話を録音して通話内容を見える化することで、業務効率化や顧客対応品質の管理に役立てられます。

この記事では、固定電話の録音方法やメリットについて紹介します。ビジネスシーンで活用する通話録音システムの選び方についても解説しますので、ご覧ください。

固定電話の録音は、自動で通話を録音できる「カイクラ」がおすすめです。自動録音だけでなく、AIによるテキスト化もできるため電話内容の確認時間の短縮が可能となります。

自動録音に加え、AIによる自動テキスト化機能も備えているため、電話内容の確認にかかる時間を大幅に短縮できます。カイクラについて詳しく知りたい方は、以下よりお気軽にご確認ください。

固定電話を録音するメリット4つ

まずは固定電話を録音するメリットを4つ紹介します。

1. 通話品質を向上できる
2. クレーム対策になる
3. 業務を効率化できる
4. コンプライアンスを強化できる

とくに2つ目のクレーム対策としての通話録音の役割は重要です。それぞれ、詳しくみていきましょう。

【メリット1】通話品質を向上できる

電話対応で通話品質を向上させるには、過去の通話を振り返ることが重要です。過去の通話内容を分析し、ミスの原因や改善ポイントを見つけ出すことで対策やスキルアップができるからです。

自分自身の発言や態度、顧客の反応を振り返ることで、問題点を見つけられ、改善方法が考えられます。

固定電話の録音を活用すれば、通話内容の振り返りができます。定期的に録音を振り返る機会を作り、改善点を見つけブラッシュアップすることは、通話品質の向上につながります。

【メリット2】クレーム対策になる

固定電話の録音はクレーム対策にも有効です。録音があれば、電話を切ったあとでも電話内容の詳細が確認できます。

クレーム対応では顧客の要求や不満を正確に把握することが重要です。また、言った言わないのトラブルにも、客観的に通話内容を確認できる録音は役立ちます。

また、録音データがあれば、通話内容を共有してスタッフ全員で問題解決に取り組むことも可能です。

固定電話の通話録音は、クレーム解決の糸口を見つける重要なデータとなります。

【メリット3】業務を効率化できる

ビジネスでの固定電話録音は、情報共有や社員教育の学習教材としても活用できるので、業務の効率化にも貢献します。

具体例のように、通話録音データは業務効率化を後押しするツールです。通話録音データを自動テキスト化する機能がついていれば、より簡単に情報共有ができます。

【メリット4】コンプライアンスを強化できる

固定電話の録音は、通話内容の明確な証拠になるので、ビジネスシーンでのコンプライアンス強化に効果的です。

電話の録音を残しておけば、社員の対応や発言を後から確認できます。社員の対応を可視化でき、証拠としても役立ちます。

固定電話を録音する3つの方法

固定電話を録音するには、いくつかの方法があります。ここではビジネスで活用できる代表的な方法を3つ紹介します。

1. 外付け録音装置
2. ICレコーダー
3. 通話録音システム

それぞれ、詳しい録音方法についてみていきましょう。

【方法1】外付け録音装置

専用の外付け録音装置を利用して、録音したい固定電話と録音装置を直接つなぐ方法があります。

外付け録音装置を使った場合、録音データの管理や保存が手動となるため一定の手間が必要です。また、装置への物理的なアクセスが可能な環境でないと録音や再生ができません。

ただし、比較的コストは抑えられるため手軽に導入できるメリットがあります。

通話録音装置については、以下の記事で詳しく紹介していますので、気になる方はご覧ください。

【方法2】ICレコーダー

ICレコーダーによる録音は、導入の手軽さとコストの低さが魅力です。
家電量販店やインターネットで購入できますし、金額も1,000円前後からと手軽に始められます。

ICレコーダーの使い方は、シンプルです。通話が始まったら、ICレコーダーをオンにして録音を開始します。ただし、録音データの管理も手動で行う必要があるため、大量の通話を管理する場合には手間がかかってしまいます。

ただし、大量の通話録音データを手動で管理するのは、手間がかかります。
自社で取り扱う録音データの件数などを予測して、ICレコーダーが適切か判断するようにしましょう。

また、セキュリティ面の不安や通話録音漏れの恐れがあるため、ビジネスシーンでの利用はおすすめできません。

ICレコーダーを用いた通話録音の方法については、以下の記事で詳しく紹介しています。あわせてご覧ください。

通話録音をICレコーダーを利用して行う方法とオススメICレコーダーベスト３

【方法3】通話録音システム

固定電話の通話を録音する方法のひとつに、通話録音システムの導入があります。
通話録音システムでは、録音した音声データはデータベースに保存可能です。保存された音声データは対応品質の向上や感情分析などの材料として活用できます。

通話録音システムでは、ICレコーダーのような録音装置とは異なり、通話履歴のアーカイブ化や共有通話データの暗号化など、録音以外の機能も搭載されている点が大きなメリットです。

たとえば、コミュニケーションプラットフォームの「カイクラ」には、通話録音以外にも以下のメリットがあります。

• 録音データをクラウドで管理することでいつでもどこからでも確認可能
• 顧客対応履歴や通話履歴などすべての顧客データを一元管理
• AIによるテキスト化ができるので通話内容の共有が簡単

通話録音データだけでなく、顧客情報を一元管理できるカイクラの詳細が気になる方は、以下よりお気軽にご確認ください。

通話録音システムの選び方ポイント3つ

ここからは、固定電話を録音する通話録音システムの選び方について、3つのポイントを解説します。

1. 自社にとって必要な機能があるか
2. 従業員が使いやすいか
3. 導入前後のサポートがあるかどうか

とくに従業員にとって使いやすいかどうかは大切です。使いにくいため録音しなくなったり、録音データを活用しなくなったりしては意味がありません。それぞれ、詳しくみていきましょう。

【ポイント1】自社にとって必要な機能があるか

通話録音システムを導入しても、自社にとって必要な機能がなければ活用できません。そこで、自社に必要な機能が何か確認して、選ぶようにしましょう。

あると便利な機能の具体例

ぜひ具体例を参考に、自社に必要な機能は何か検討しましょう。

【ポイント2】従業員が使いやすいか

従業員にとっての使いやすさも重要なポイントです。操作が複雑だと、従業員がシステムの使用を敬遠し、導入しても浸透しない可能性があります。

試用期間のあるシステムを選べば、従業員が実際に使用感を確かめられます。

導入した通話録音システムを従業員に浸透させ、スムーズに運用するためにも、使いやすさを確認しましょう。

【ポイント3】導入前後のサポートがあるかどうか

通話録音システムの導入前後のサポート体制も重要な確認ポイントです。不十分だと、システムの使い方が浸透せず、運用が難しくなる恐れがあります。

導入前のデモ機説明や試用期間で運用イメージをつかみ、導入後の定期的なセミナーや講習会で継続的にサポートを受けられるかを確認しましょう。

また、トラブル発生時のサポート体制も事前に把握しておくことをおすすめします。

固定電話の録音には「カイクラ」がおすすめ

固定電話の通話録音には、「カイクラ」がおすすめです。

ここからは、固定電話の録音にカイクラをおすすめする3つの理由を紹介します。

1. 自動録音機能があるので録音漏れがない
2. 録音データはクラウド管理なのでいつどこからでも確認できる
3. 録音だけでなく顧客データを一元管理できる

自動録音機能があれば、「録音できていなかった」という事態を避けられるので安心です。また、クラウド管理なので、社内だけでなく外出先やテレワークでも録音データが確認できます。録音データ以外の顧客情報も一元管理できるので、担当者以外の人が電話対応したときにもスムーズな対応が可能です。

実際に、「通話録音」機能の搭載を契機にカイクラを導入した事例もあります。

セントラル社会保険労務士法人様は、サービスの性質上、お客様の相談を電話で受けることが多くあります。カイクラが電話でのトラブル防止や聞き漏らし対策として通話録音を搭載したことに価値を感じて、導入を決定したそうです。

実際、カイクラを導入したことで、通話録音機能で対応内容が確実に残るようになりました。そのため録音内容を聞くことで問い合わせ内容が把握でき、折り返して聞き返す手間がありません。

また理不尽なクレーム電話にも、通話録音が効果的だそうです。通話録音があることを顧客が認識することで、不当なクレームが抑制され、社員の保護につながります。

セントラル社会保険労務士法人様の導入事例は以下よりご確認いただけますので、ご一読ください。

参考：セントラル社会保険労務士法人様

まとめ：ビジネスでの固定電話の対応に録音は有効

ビジネスにおいて、電話対応の通話録音はクレーム対策、新人の電話対応教育など幅広く活用できます。

内容を聞き返すことで担当者も内容把握ができるため、顧客にかけ直して聞くなどの時間削減にもなり業務効率化につながります。

なお、カイクラには自動録音機能があるため、録音漏れの心配がありません。通話録音に加え、顧客情報の一元管理や発着信履歴・対応履歴が確認できるので担当者以外もスムーズな対応が可能です。

電話対応品質の向上を考えている方は、以下よりお気軽に詳細をご確認ください。