ビジネスでショートメール（SMS）を送るのは失礼？マナーと例文を解説

ショートメール（SMS）にはビジネスメールと同様に、押さえておくべきマナーとルールがあります。間違った使い方をすると失礼にあたることもあり、注意が必要です。

そこでこの記事では、SMSの活用方法と注意点、またビジネスで役立つ文例を10の目的に分けて紹介します。SMSの運用に役立つ内容となっていますので、ぜひ最後までご一読ください。

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ビジネスでショートメール（SMS）を活用する重要性

SMSとはShort Message Serviceの略称で、電話番号宛に送信するテキストメッセージを指します。

回線を契約している全ての携帯電話（スマートフォン）に備わっているサービスで、使ったことがない人はほとんどいないでしょう。

シンプルなコミュニケーションツールとして、SMSには以下の特徴があります。

便利なSMSは、広告、アンケート送信など、ビジネスで利用する場合にも有効です。携帯番号がわかれば送れるので手軽なうえ、用件を伝えやすく、コストも抑えられるからです。

SMSは用件を端的に伝えるのに適しており、メッセージの長さにもよりますが、最大でも1通33円程度にしかなりません。

ビジネスシーンにおいては、連絡手段としてSMSを利用することで、顧客対応の品質向上や業務の効率化が期待できます。

一方で、SMSは長文を送れないため、込み入った内容を説明したり、言葉のニュアンスを伝えたりしたい際には不向きです。

ビジネス・ショートメール（SMS）の活用シーンと送り方

ビジネスでSMSを活用するシーンは、少なくありません。確認事項や依頼事項がある際に、電話に次ぐ連絡手段として活用されています。

なお、高確率で読まれるSMSは、強力なマーケティングツールにもなります。しかし広告を頻繁に送ったり、緊急性の低い長文を送ったりして使い方を誤ると悪印象を与えることもあります。

受信者にとって、メリットが感じられない着信通知はストレスでしかないからです。SMSをビジネスで活用する場合は、送信する目的を明確化しましょう。

SMSマーケティングについて詳しく知りたい方は、以下の記事もご一読ください。

ビジネスにおけるショートメール（SMS）利用の注意点5つ

ビジネスでSMSを配信する場合は、必ず守るべきことがあります。ここでは、SMSの注意点を5つ紹介します。

1. 適切な時間帯に送る
2. 送信者名と用件を明記する
3. 画像・動画の添付ができない
4. 広告の送信には許諾が要る
5. 配信料を考慮する

これらの注意点は、相手に失礼にならないために押さえておくべき重要事項です。ぜひ参考にしてください。

【注意点1】適切な時間帯に送る

1つ目の注意点は、相手にとって適切な時間帯を選んでSMSを送信することです。

SMSを送ると、相手のスマートフォンに直接通知が届くため、時間によっては迷惑になったり、メッセージが見過ごされたりする可能性があります。

基本的に早朝や夜間は避け、相手がSMSを確認しやすい時間帯を選ぶことが大切です。たとえば相手が会社員の場合、朝夕の通勤時間帯は電車やバスの中でスマートフォンを見ている可能性が高いため、SMSの送信に適した時間帯といえるでしょう。

また、折り返し電話が欲しい場合は、ランチタイム休憩や業務終了後の時間帯に送信すると、相手が電話をかけやすくなります。

【注意点2】送信者名と用件を明記する

2つ目の注意点は、SMSを送るときに必ず送信者名と用件を明記することです。これは、SMSを送った際に送信者が誰かわからなくなることを防ぎます。

送信相手がこちらの電話番号を登録していない場合でも、SMSに「送信者の会社名」と「送信者名」が入っていれば、誰からのメッセージか伝えられるからです。

また、用件を簡潔に明記すると相手が一目でメッセージの内容を把握し、素早く反応してもらいやすくなります。季節の挨拶などは入れず、「〇〇の件で、お電話をいただけますでしょうか？」のように、伝えたい内容をシンプルに明記しましょう。

【注意点3】画像・動画の添付ができない

3つ目の注意点は、画像・動画の添付ができないことです。SMSは、基本的にテキストの送受信サービスのため、画像や動画ファイルをメッセージに添付する機能は備わっていません。

そこで、商品の写真やプレゼンテーション資料、操作手順の動画などを相手に送りたい場合は、メールやLINE、チャットツールなど、別の手段がおすすめです。

また、複雑な図表やグラフを用いて説明したい場合も、SMSには不向きです。これらの点を踏まえ、用件を簡潔にまとめてSMSを送る必要があります。

【注意点4】広告の送信には許諾が要る

4つ目の注意点は、広告を送信するには許諾を取り、法律遵守でSMSを利用することです。この法律は「特定電子メールの送信の適正化等に関する法律」で、通称「迷惑メール防止法」や「特電法」として知られています。

参考：特定電子メールの送信の適正化等に関する法律｜e-Gov

条文に記載されている「電子メール」とは、Eメールだけではありません。SMSも含まれます。ただし、この法律が対象とするのは広告または宣伝を目的としたEメールやSMSに限られており、予約確認や本人確認などの広告以外のSMSは該当しません。

総務省・消費者庁・日本データ通信協会が作成した「特定電子メールの送信の適性化等に関する法律のポイント」によると、SMSを送信する際に重要なのは以下の4点です。

1. 相手の同意を取ること
2. 同意を受けた際の記録を残すこと
3. 送信者情報を明示すること
4. 受信停止設定（オプトアウト）ができるようにすること

補足すると、SMSで広告を配信するには事前に送信許可を得たうえでその記録を残し、メッセージには送信者情報と受信停止設定（オプトアウト）を明示しなければなりません。

【注意点5】配信料を考慮する

5つ目の注意点は、SMSには配信料がかかることです。そのため大量のリストに配信するには予算が必要で、Eメールと同じように無料で送信することはできません。ただし、SMSの送信料はチラシやDM（ダイレクトメール）と比べるとかなり割安です。

チラシの場合、印刷代やポスティングの費用がかかりますし、ダイレクトメールの場合は印刷代に加えて郵送料がかかります。加えて顧客が引っ越したり、広告に興味がなかったりした場合、開封すらされません。

その点、SMSは配信数によって1通あたりの単価が変わりますが、読まれやすいメリットがあります。

【10の目的別】失礼のないビジネス・ショートメール（SMS）の文例

前章ではSMSの注意点にふれましたが、重要なのは失礼にならないように細心の注意を払った文章を作ることです。そこで、ここではSMSの文例を目的別に紹介します。

1. 各種告知
2. 重要な連絡
3. 折り返し電話を依頼
4. スケジュールのリマインド
5. 緊急連絡
6. 来店フォロー
7. 電話不通時のフォロー
8. アンケート
9. 入金などの各種催促
10. 本人確認連絡

SMSを作成する際には文字数を意識し、挨拶を省略して短く送ることを心がけてみてください。それではみてみましょう。

1.各種告知

SMSで各種告知をする場合、役立つ文例は以下のとおりです。

メッセージは、小さなスマートフォンの画面で読まれることを想定して改行しましょう。

2.重要な連絡

重要な連絡をする場合の文例は、以下のとおりです。

SMSは読まれやすい特徴があるため、重要なお知らせを見逃すことがないので非常に便利です。就職活動などのWEBサイトでも、SMSと連携して即座に通知を送信することが少なくありません。

3.折り返し電話を依頼

折り返し電話を依頼する場合の文例は、以下のとおりです。

SMSは、電話がつながらない相手に向けて用件を簡潔に伝え、負担なく送れる点も有用です。

4.スケジュールのリマインド

スケジュールのリマインドをする場合の文例は、以下のとおりです。

これらのほか、美容室やサロンなどさまざまなシーンでスケジュールのリマインドが使われています。また飲食店では、SMSを導入することで宴会の急なキャンセルを防げるでしょう。

5.緊急連絡

緊急連絡で用いられる文例は、以下のとおりです。

到達率が高いSMSは、地震や台風などの災害情報と連携して使う際にも便利です。

6.来店フォロー

来店後の顧客フォローに役立つ文例は、以下のとおりです。

サービス業では、顧客フォローの一環として来店日の夜などにフォローメールを送信することが一般的です。SMSで帰宅後の顧客に好印象をもってもらえれば、将来的にリピート利用を期待できるでしょう。

7.電話不通時のフォロー

電話がつながらないときに送るフォロー文例は以下のとおりです。

電話不通時のフォローをSMSで行えば、相手が何度も電話をかける手間がなくなります。

8.アンケート

SMSでアンケートの回答を依頼する文例は、以下のとおりです。

この例文は、カスタマーセンターやメールによるサポート後に、顧客対応の品質評価を収集する際に役立ちます。

リンク先にはフォームをおき、顧客がアンケートに協力しやすいよう、簡単な質問を用意することがポイントです。また、リンクを短縮URLにすることで文字数を節約できます。

9.入金などの各種催促

SMSで入金などの各種催促をする文例は、以下のとおりです。

督促は重要な連絡のひとつです。Eメールでは迷惑メールに分類されたり、他のメールに紛れて確認されなかったりしますが、届きやすいSMSは未読リスクを最小限に抑えられます。

10.本人確認連絡

会員登録などで必要な本人確認に使用するSMSの文例は、以下のとおりです。

SMSによる本人確認連絡は、セキュリティ性の高さから、会員制サービスの初ログイン対応や、登録情報変更のワンタイムパスワード送信などに用いられています。

ここまで10の目的別のSMS文例をみてきましたが、件数が増えるほど、例文を適切に管理し、送信しなければなりません。しかし、毎回手動で設定する場合、電話番号のリストからの抜け漏れや、送信ミスが起きやすいのが実際のところです。

扱う情報によっては、個人的な情報を漏えいすることにもつながってしまいます。そこで、役立つのがSMSの送信に長けたツールです。

続いて、SMSを活用してミスを減らし、コミュニケーションを円滑にするツールを紹介します。

もう失敗しない！ショートメール（SMS）の送信を効率化する「カイクラ」

「カイクラ」は、電話やSMSでの連絡をシステム化し、顧客とのやりとりを記録しながら管理できるコミュニケーションプラットフォームです。

カイクラのSMS送信機能では、携帯電話の番号ではなく会社の電話番号でSMSを送信できるため、顧客から信頼されやすくなります。また、各種リマインドや、督促や来店予約なども簡単に設定できます。

SMSをビジネスで有効活用したい人は、カイクラの詳細をぜひご覧ください。

ここで「実際にどのように活用すれば？」と思った方のために、SMSによる成功事例を2つ紹介します。

【事例1】株式会社ホンダクリオ上尾 様

新車・中古車の販売から車両点検まで幅広いサービスを提供する株式会社ホンダクリオ上尾様は、日々電話でのやりとりが多いなか、顧客対応の品質と売上に課題をお持ちでした。

顧客にサービスを利用してもらう際には、相談・訪問予約から、実施直前のリマインド、実施後のお礼などこまめな連絡が必要です。しかし、営業が担当する顧客数が増えるほど、限界がありました。

また、キャンペーン案内の連絡をメール送信していましたが、開封率が低いことも課題でした。

カイクラ導入後は、電話やメールなどのやりとりを一元管理し、連絡が効率化しています。たとえば、店舗の休業日に電話があった場合は休み明けに着信履歴を確認し、すぐに連絡できるようになりました。

また、車両の定期車検の連絡を電話からSMSに切り替えて連絡漏れがなくなりました。さらにキャンペーン案内もSMSにしたところ、1週間で5件の契約を達成するなど、売上にも貢献しています。

【事例2】株式会社山一地所 様

不動産の総合的なサービスを提供する、株式会社山一地所様は、電話を介した顧客対応に課題をお持ちでした。毎日さまざまな用件で応対しなければならず、連絡漏れや社内の情報共有ミスも起きていました。

たとえば、不動産物件を案内する際には、内覧日時の予約、契約関連の手続きなどの重要な内容を、電話で説明しなくてはなりません。後日、言った言わない問題になるリスクもありました。

しかしカイクラ導入後は、SMSの送信機能で、通話後に電話内容をまとめたものを送信しています。その結果、連絡漏れをなくし、重要な情報を確実に伝達できるようになりました。

また、通話や受電・架電の履歴も自動で記録され、システムを介して一元管理されます。そのため、社内で同じ情報が共有され、誰が電話に出ても記録を確認しながら対応できるようになりました。

このように電話とSMSを組みあわせて課題を解決した例は、他にもあります。カイクラのより詳しい情報を知りたい方は、以下よりご覧ください。

まとめ：ショートメール（SMS）を使い分けてビジネスを加速化！

ビジネスでSMSを活用する際には、失礼にならないよう細心の注意をしなければなりません。しかしSMSのメリットを理解して活用することで、社内外のコミュニケーション対応をきめ細かく向上できます。

加えて、到達率の高いSMSは広告配信にも優れているため、売上にも貢献します。今回紹介した内容を参考に、SMSをビジネスに取り入れましょう。

カイクラは、電話対応をシステム化し、社内外のやりとりを円滑にするコミュニケーションプラットフォームです。SMSのメリットを最大化し、業務改善に活かせる機能があります。

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