ビジネスでショートメール（SMS）を送るのは失礼？マナーと例文を解説

「取引先や顧客にSMS（ショートメール）を送るのは、失礼にあたるのでは？」と迷ったことはありませんか？

結論からいうと、ビジネスでSMSを送ること自体は失礼ではありません。ただし、SMSにはビジネスメールと同様に、押さえておくべきマナーとルールがあります。間違った使い方をすると相手に失礼な印象を与えてしまうこともあります。

そこでこの記事では、SMSの活用方法と注意点、またビジネスで役立つ文例を10の目的に分けて紹介します。SMSの運用に役立つ内容となっていますので、最後までご一読ください。

SMSは顧客対応のさまざまな場面で役立ちます。ただし、文面のマナーに加えて、「どの番号から送るか」「前回のやりとりをふまえているか」も相手の印象を左右します。継続して活用する場合は、こうした点を踏まえて、送信や対応履歴を管理しやすい仕組みも整えておくと便利です。

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失礼にならないビジネス・ショートメール（SMS）のマナー4つ

ビジネスでSMSを配信する場合は、押さえておきたいマナーがあります。ここでは、SMSのマナーを4つ紹介します。

1. 適切な時間帯に送る
2. 送信者名と用件を明記する
3. 画像・動画が必要な用件は別の手段で送る
4. 広告は相手の同意を得てから送る

これらのマナーは、相手に失礼にならないために押さえておくべき重要事項です。ぜひ参考にしてください。

1.適切な時間帯に送る

1つ目のマナーは、相手にとって適切な時間帯を選んでSMSを送信することです。

SMSを送ると、相手のスマートフォンに直接通知が届くため、業務時間外に届くと相手の私的な時間を妨げてしまい、失礼な印象を与える可能性があります。

基本的に相手の営業時間・業務時間を基本とし、早朝や夜間、昼休みなどの休憩時間は避けるのがマナーです。取引先との慣例や事前に合意した連絡可能時間がある場合は、それに従い送信しましょう。

折り返しの電話が欲しい場合も、相手の業務時間内に送信しましょう。「◯時まで電話を受け付けています」のように受電できる時間帯を本文に添えると、相手が都合のよいタイミングで折り返しやすくなります。

2.送信者名と用件を明記する

2つ目のマナーは、SMSを送るときに必ず送信者名と用件を明記することです。送信相手がこちらの電話番号を登録していない場合でも、SMSに「送信者の会社名」と「送信者名」が入っていれば、誰からのメッセージか伝えられるからです。

また、用件を簡潔に明記すると相手が一目でメッセージの内容を把握しやすくなります。季節の挨拶などは入れず、「〇〇の件で、お電話をいただけますでしょうか？」のように、伝えたい内容をシンプルに明記しましょう。

3.画像・動画が必要な用件は別の手段で送る

3つ目のマナーは、画像・動画が必要な用件の場合、SMS以外の手段を使うことです。SMSは基本的にテキストの送受信サービスのため、画像や動画ファイルをメッセージに添付する機能は備わっていません。

そこで、商品の写真やプレゼンテーション資料、操作手順の動画などを相手に送りたい場合は、メールやLINE、チャットツールなど、別の手段がおすすめです。

また、複雑な図表やグラフを用いて説明したい場合も、SMSには不向きです。これらの点を踏まえ、用件を簡潔にまとめてSMSを送る必要があります。

4.広告は相手の同意を得てから送る

4つ目のマナーは、広告を送るときには、事前に相手の同意を得ることです。これは「特定電子メールの送信の適正化等に関する法律」に基づくルールで、通称「迷惑メール防止法」や「特電法」として知られています。

参考：特定電子メールの送信の適正化等に関する法律｜e-Gov

条文に記載されている「電子メール」とは、Eメールだけではありません。SMSも含まれます。ただし、この法律が対象とするのは広告または宣伝を目的としたEメールやSMSに限られており、予約確認や本人確認などの広告以外のSMSは該当しません。

総務省・消費者庁・日本データ通信協会が作成した「特定電子メールの送信の適正化等に関する法律のポイント」によると、SMSを送信する際に重要なのは以下の4点です。

1. 相手の同意を取ること
2. 同意を受けた際の記録を残すこと
3. 送信者情報を明示すること
4. 受信停止設定（オプトアウト）ができるようにすること

補足すると、SMSで広告を配信するには事前に送信許可を得たうえでその記録を残し、メッセージには送信者情報と受信停止設定（オプトアウト）を明示しなければなりません。

失礼のないビジネス・ショートメール（SMS）の活用シーンと文例10選

SMSは、確認事項や依頼事項がある際に、電話に次ぐ連絡手段として活用されています。重要なのは、失礼にならないように相手への配慮が伝わる簡潔な文章を作ることです。そこで、ここではSMSの文例を目的別に紹介します。

1. 各種告知
2. 重要な連絡
3. 折り返し電話を依頼
4. スケジュールのリマインド
5. 緊急連絡
6. 来店フォロー
7. 電話不通時のフォロー
8. アンケート
9. 入金などの各種催促
10. 本人確認連絡

SMSを作成する際には文字数を意識し、挨拶を省略して短く送ることを心がけてみてください。それではみてみましょう。

1.各種告知

SMSで各種告知をする場合、役立つ文例は以下のとおりです。

2.重要な連絡

重要な連絡をする場合の文例は、以下のとおりです。

3.折り返し電話を依頼

折り返し電話を依頼する場合の文例は、以下のとおりです。

SMSは、電話がつながらない相手に向けて用件を簡潔に伝えられ、負担なく送れるという利点があります。

4.スケジュールのリマインド

スケジュールのリマインドをする場合の文例は、以下のとおりです。

これらのほか、美容室やサロンなどさまざまなシーンでスケジュールのリマインドが使われています。また飲食店では、SMSを導入することで予約忘れや認識違いの防止に役立ちます。

5.緊急連絡

緊急連絡で用いられる文例は、以下のとおりです。

到達率が高いSMSは、地震や台風などの災害情報と連携して使う際にも役立ちます。

6.来店フォロー

来店後の顧客フォローに役立つ文例は、以下のとおりです。

顧客フォローの一環として、来店後に適切なタイミングでSMSでフォローメールを送信することは、顧客の印象向上や将来的なリピート利用にもつながります。

7.電話不通時のフォロー

電話がつながらないときに送るフォロー文例は以下のとおりです。

電話不通時のフォローをSMSで行えば、相手が何度も電話をかける手間がなくなります。

8.アンケート

SMSでアンケートの回答を依頼する文例は、以下のとおりです。

この例文は、カスタマーセンターやメールによるサポート後に、顧客対応の品質評価を収集する際に役立ちます。

リンク先にはフォームを置き、顧客がアンケートに協力しやすいよう、簡単な質問を用意することがポイントです。また、リンクを短縮URLにすることで文字数を節約できます。

9.入金などの各種催促

SMSで入金などの各種催促をする文例は、以下のとおりです。

督促は重要な連絡のひとつです。Eメールでは迷惑メールに分類されたり、他のメールに紛れて確認されなかったりしますが、届きやすいSMSは未読リスクを最小限に抑えられます。

10.本人確認連絡

会員登録などで必要な本人確認に使用するSMSの文例は、以下のとおりです。

ここまで文例10選をみてきましたが、SMSの送信件数が増えると、宛先の選択ミスや送信漏れなどの人的ミスが起こりやすくなります。

電話番号を手作業で入力していると宛先を間違えやすく、誰に送ったかの記録が残っていないと送信漏れに気づけないためです。

顧客情報から宛先を選んで送信でき、送信履歴もあわせて確認できる仕組みがあれば、こうしたミスを減らせます。

続いて、SMS送信のミスを減らし、コミュニケーションを円滑にするツールを紹介します。

もう失敗しない！ショートメール（SMS）の送信を効率化する「カイクラ」

ビジネスでSMSを活用するなら、「カイクラ」のSMS送信機能が便利です。

カイクラなら、担当者個人の携帯番号ではなく会社の電話番号からSMSを送信できるため、「知らない番号から届いた」と相手を不安にさせずにすみます。また、各種リマインド、督促や来店予約なども簡単に設定可能です。

SMS送信機能のほかにも、カイクラには顧客対応・生産性向上に役立つ機能が揃っています。資料では、機能の概要や導入メリットをまとめてご確認いただけますので、ぜひご覧ください。

ここで「実際にどのように活用すれば？」と思った方のために、SMSによる成功事例を2つ紹介します。

1.SMS案内で1週間に5件の契約を実現！株式会社ホンダクリオ上尾様

新車・中古車の販売から車両点検まで幅広いサービスを提供する株式会社ホンダクリオ上尾様は、日々電話でのやりとりが多いなか、顧客対応の品質と売上に課題をお持ちでした。

顧客にサービスを利用してもらう際には、相談・訪問予約から、実施直前のリマインド、実施後のお礼などこまめな連絡が必要です。しかし、同社の連絡手段は携帯電話への架電や個別のメール送信が中心でした。1人で約700名の顧客を担当する営業担当者もいるなか、全員に連絡することができていませんでした。

とくに車検・点検の案内では、担当する顧客が多いほど架電しきれない顧客が出てしまい、ほかのスタッフが手伝っても予約日が後ろ倒しになる傾向がありました。キャンペーン案内の連絡をメール送信していましたが、開封率が低いことも課題でした。

カイクラ導入後は、電話やメールなどのやりとりを一元管理し、連絡が効率化しています。たとえば、店舗の休業日に電話があった場合は休み明けに着信履歴を確認し、すぐに連絡できるようになりました。

また、車両の定期車検の連絡を電話からSMSに切り替えて連絡漏れがなくなりました。さらにキャンペーン案内もSMSにしたところ、1週間で5件の契約を達成するなど、売上にも貢献しています。

2.通話後のSMSで重要な連絡漏れを防止！株式会社山一地所様

不動産の総合的なサービスを提供する、株式会社山一地所様は、電話を介した顧客対応に課題をお持ちでした。毎日さまざまな用件で対応しなければならず、連絡漏れや社内の情報共有ミスも起きていました。

たとえば、不動産物件を案内する際には、内覧日時の予約、契約関連の手続きなどの重要な内容を、電話で説明しなくてはなりません。後日、言った言わない問題になるリスクもありました。

しかしカイクラ導入後は、SMSの送信機能で、通話後に電話内容をまとめたものを送信しています。その結果、連絡漏れをなくし、重要な情報を確実に伝達できるようになりました。

紹介した2社は、電話とSMSを使い分け、やりとりの記録を社内で共有する仕組みを整えました。その結果、連絡漏れを防ぎ、誰が電話に出ても対応できるようになっています。

カイクラの導入事例集では、さまざまな企業の取り組みを紹介しています。自社に近い課題を持つ企業の事例を、顧客対応改善のヒントとしてご活用ください。

まとめ：ショートメール（SMS）を使い分けてビジネスを加速！

ビジネスでSMSを活用する際は、送信する時間帯や文面など、相手への配慮が大切です。SMSの特徴を理解し、目的に合わせて使うことで、社内外への連絡をスムーズに進められます。今回紹介した注意点や文例を参考に、SMSをビジネスに取り入れてみましょう。

カイクラは、電話やSMSでのやりとりをまとめて管理できるコミュニケーションプラットフォームです。予約のリマインドや電話がつながらないときのフォローなど、顧客への連絡に活用できます。

「自社の顧客対応にSMSをどう取り入れればよいかわからない」「電話とSMSを組み合わせて連絡業務を効率化したい」という方は、ぜひご相談ください。カイクラの機能や運用方法など、導入に向けたご質問も以下よりお問い合わせいただけます。