不動産営業の日報を自動化するには？AI・ツールの活用方法を紹介

電話や対面で顧客対応をすることが多い不動産営業。顧客からの多様な相談に対応しながらその内容を日報に残さなければならず、負担になりがちです。

日中は外回りや内見、来店対応に追われ、帰社後や終業前にまとめて日報を作成している方も多いのではないでしょうか？

日報作成の負担を減らすには、記憶をたどって入力するのではなく、営業活動の記録を残し、必要な情報を整理する仕組みを取り入れることが役立ちます。

不動産営業では、電話対応やSMS（ショートメッセージサービス）、対面商談など、複数のチャネルで顧客対応をするケースも少なくありません。日報作成を自動化するには、それぞれの対応履歴を残し、日報に活用できる状態にしておくことが大切です。

本記事では、不動産営業の日報作成を自動化する施策を、組織で取り組む方法と個人で始められる方法の2つの点から詳しく解説します。

日報作成を自動化するには、AIを活用する方法も有効です。カイクラでは、電話対応や対面商談の記録をもとに、AIが日報を自動生成できます。日報作成の工数削減や情報共有の効率化に関心がある方は、無料資料で機能の詳細をご確認ください。

不動産営業の日報作成を自動化する方法は大きく2つ

日報は、営業担当者が日々の営業活動の内容や成果を記す報告書のことです。ただし、その役割は業務報告にとどまりません。営業管理や人材育成、営業施策の改善にも活用できる書類です。

たとえば、内見の件数や顧客の反応などを日報に残しておけば、営業施策の改善や、営業担当者への具体的なフィードバックにつなげることが可能です。また、上司が日報をもとに具体的なフィードバックや承認を返すことで、営業担当者が自身の活動の成果を実感でき、モチベーション維持にもつながります。

日報作成を自動化するには、組織で進める方法と個人で始める方法があります。1つ目は、組織でAIや各種ツールを導入し、顧客対応の履歴を自動で残す方法です。2つ目は、ExcelやGoogleフォーム、音声入力などを使い、個人で日報入力を効率化する方法です。

次章では、組織で進める自動化施策をみてみましょう。

組織で進める！不動産営業の日報作成自動化の方法3つ

組織で日報作成の自動化に取り組めば、営業担当者一人ひとりの負担を軽減できるだけでなく、顧客対応や情報共有の業務フローも効率化できます。

本章では、ツール導入で実現する自動化施策を紹介します。

1. CRMやSFAで顧客情報と日報を紐づける
2. CTIシステムで電話対応・SMSの送受信履歴を残す
3. AI文字起こし・要約ツールで日報の下書きを作る

ぜひ参考にしてください。

1.CRMやSFAで顧客情報と日報を紐づける

Excelや紙で日報を管理している場合、CRMやSFAを活用する方法があります。

CRM（Customer Relationship Management）とは顧客情報を管理するシステム、SFA（Sales Force Automation）とは営業活動を管理・支援するシステムです。どちらのシステムでも顧客情報と営業記録を紐づけることで、管理がしやすくなります。

不動産の営業記録としてCRMやSFAに紐づける内容は、以下のとおりです。

• 問い合わせ日
• 希望条件
• 対応・内見履歴
• 追客状況
• 契約の見込み
• 失注理由

顧客ごとに対応履歴が蓄積されていれば、日報を書く際にゼロから文章を考える必要がありません。その日の対応記録を呼び出し、必要な項目を追記するだけで日報が完成する状態を目指せます。

2.CTIシステムで電話対応・SMSの送受信履歴を残す

電話対応が多い不動産会社では、CTIシステムの導入も検討してみましょう。CTI（Computer Telephony Integration）とは、電話とコンピューターを連携させる仕組みです。

電話の受電・架電履歴やSMSの送受信履歴、通話時の対応メモなどを、顧客情報と紐づけて管理できます。

電話での問い合わせや折り返し対応、内見日程の調整、オーナーや入居者からの連絡などの情報を、毎回手入力するのは手間がかかるうえ、入力ミスが起きかねません。CTIシステムを使用すれば顧客対応の履歴が残るため、日報作成に必要な情報を確認しやすくなります。

もちろん、電話のやりとり履歴が自動で残ることで「担当者不在時に電話が来たが、過去の対応内容がわからない」「電話の折り返し漏れが起きている」など、社内の情報共有に課題がある場合の解決策にもなります。

管理者も実際の対応履歴を日報で確認しながら担当者の営業活動を把握できるため、教育や営業戦略の立案にも活用できます。電話対応の効率化について詳しく知りたい方は、以下の記事もあわせてご覧ください。

3.AI文字起こし・要約ツールで日報の下書きを作る

通話内容や商談メモを日報に効率的に反映するには、AI文字起こし・要約ツールを利用するのもおすすめです。電話や商談の内容をテキスト化し、日報の下書きとして活用できます。

たとえば、以下のような使い方が可能です。

• 電話内容を文字起こしして日報の下書きにする
• 顧客の希望条件を要約する
• 折り返しが必要な内容を確認する
• クレームにつながりそうな発言を共有する
• 新人営業の電話対応を振り返る

ただし、ツールを選ぶ際は、文字起こしや要約の精度だけでなく、通話録音への対応可否や、データの共有・管理のしやすさもあわせて確認しておくと安心です。

AIを活用した文字起こし・要約機能は便利ですが、文字起こしデータをそのまま日報として使えるとは限りません。不動産営業の日報作成を自動化するには、要約後の日報作成まで見据えたツールの活用が有効です。

続いて、AIで日報を自動化するツールをみてみましょう。

不動産営業の日報作成を自動化する「AI業務日報」

電話対応や対面商談の履歴を残し、要約をしても、最終的に日報として整理する作業は営業担当者にかかっています。この作業に時間を割けない場合は、自動化する方法があります。カイクラの「AI業務日報」機能です。

携帯通話や対面商談など、複数チャネルの履歴から対象を選択するだけで、AIが一日の活動を時系列に沿って整理し、活動サマリーを生成します。会話の文脈から推測される顧客の潜在ニーズや、翌日以降に対応すべき直近タスクまで含めた日報を提示できる点も特徴です。

AI業務日報を活用するメリットをみてみましょう。

• 日報作成業務の工数を削減できる
• 電話や対面商談の録音データをもとに、AIが自動で日報を作成できる
• 会話内容から顧客の潜在ニーズを推測し、顧客理解を深められる
• 次のアクションまで含めた日報を作成できる
• 上司は部下の日報を一覧で確認でき、チーム内の情報共有を効率化できる

不動産営業では、電話対応や対面商談、内見後のフォローなど、顧客との接点が多く発生します。それらの活動を日報として自動で整理し、情報共有までスムーズに行いたい方は、以下よりカイクラのAI機能や活用イメージをご確認ください。

個人で取り組める！不動産営業の日報作成効率化のコツ5つ

不動産営業の日報作成を効率化するには、組織全体でツールを導入する方法だけでなく、個人で取り組める工夫もあります。まずは、今ある日報作成手順を見直し、効率化できる部分がないか確認しましょう。

ここでは、個人で取り入れやすい日報作成を効率化するコツを5つ紹介します。

1. Excel・Googleスプレッドシートで日報入力を簡略化する
2. 条件付き書式で追客漏れを見える化する
3. ピボットテーブルで日報データを自動集計する
4. Googleフォームで外出先から日報を入力する
5. 音声入力で日報の下書きを作成する

活用したことがない方法がある場合は、自身の業務に取り入れやすいものから試してみましょう。

1.Excel・Googleスプレッドシートで日報入力を簡略化する

まずは、ExcelやGoogleスプレッドシートで日報フォーマットを固定する方法です。

手入力で日報を作成している場合、毎回文章を考えなければならず、時間がかかりがちです。ExcelやGoogleスプレッドシートで入力項目を固定し、選択式にできる部分を増やせば、日報入力を簡略化できます。

Excelでは、データ入力規則を使ってプルダウンリストの作成が可能。Googleスプレッドシートでもセル内ドロップダウンを作成できます。

主な入力項目の例はこちらです。

• 対応種別：反響対応／内見／来店／電話／オーナー対応／入居者対応
• 対応結果：不在／折り返し待ち／内見予約／申込見込み／失注
• 次回対応：本日中／明日／週末／未定
• 顧客温度感：高／中／低

このように、選択式・チェック式にすれば、営業担当者が毎回文章を考える手間が減ります。また、入力内容で日報を分類しやすくなり、データを集計する際にも便利です。

2.条件付き書式で追客漏れを見える化する

ExcelやGoogleスプレッドシートを使う場合は、条件付き書式を活用しましょう。自動で色を付けられるため、対応漏れがある顧客を目立たせることが可能です。日報や顧客管理表に設定しておけば、対応が遅れている顧客や、優先度の高い顧客を見つけやすくなります。

以下は、条件付き書式で追客状況を見える化したイメージです。

たとえば、「次回の対応日が過ぎた顧客」を赤色表示、ステータスが「折り返し待ち」の行を黄色表示、「申込見込み」の顧客を黄緑色表示で目立たせるなど、視覚的に把握できるようにします。

日報を1件ずつ読みにいくのではなく、対応すべき顧客が自動で目立つ状態にするのがポイントです。

3.ピボットテーブルで日報データを自動集計する

Excelの日報データを集計したい場合は、ピボットテーブルの活用も有効です。大量の顧客対応データから情報を抽出し、担当者別や日付別、対応種別ごとに自動集計できます。

日報を報告書として提出するだけではなく、営業活動の傾向を確認するためのデータとして活用することが可能です。

1.日報データを入力

2.集計ダッシュボードで確認

不動産営業の場合、主に以下のデータを集計できます。

• 担当者別の電話件数
• 日付別の反響対応件数
• 店舗別の内見件数
• 物件種別ごとの問い合わせ数
• ステータス別の追客件数

データから「電話件数は多いが内見につながっていない」「反響対応数は少ないが申込率が高い」などの傾向が見えれば、営業施策の改善にもつなげられます。

4.Googleフォームで外出先から日報を入力する

外回りや内見が多い営業担当者には、Googleフォームを使った日報入力も向いています。

Googleフォームを使えば、スマートフォンから簡単に日報を入力できます。また、回答の保存先としてGoogleスプレッドシートを指定できるため、入力された内容を自動で一覧化できます。

不動産営業向けのフォームでは、以下の項目を設定しておくとよいでしょう。

• 顧客名
• 対応種別
• 対応内容
• 案内した物件
• 顧客の反応
• 次回対応日
• 上司への共有事項

内見後や商談後にその場で入力できれば、帰社後に記憶をたどって日報を書く負担を減らせます。

また、入力内容が自動的にスプレッドシートへ保存されるため、管理者も一覧で確認しやすくなります。紙の日報や口頭共有に比べて、情報の抜け漏れを防ぎやすい点もメリットです。

5.音声入力で日報の下書きを作成する

内見や商談後、すぐに文章の入力が難しい場合は、スマートフォンの音声入力を使う方法もあります。音声入力を使えば、外出先や移動中でも、日報の下書き作成がスムーズです。日報を自動で作成するわけではありませんが、帰社後、一から文章を書く負担を減らせます。

たとえば、内見後に営業担当者がスマートフォンで次のように音声入力します。

「駅からの距離は気に入っていたが、収納の少なさを懸念。次回は同じエリアで収納が多い物件を提案」

ほかにも、以下のような内容を音声で残しておくと便利です。

• 比較している物件
• 次に提案すべき内容
• 次回の連絡日

不動産営業では、顧客の反応や温度感を忘れないうちに記録しておくことも有効です。音声入力を活用すれば、記憶が新しいうちに日報に記入する材料を残しやすくなります。

まとめ：電話対応履歴やAIを活用して不動産営業の日報作成を自動化しよう！

不動産営業の日報は、営業活動を報告するだけでなく、営業管理や人材育成、営業施策の改善にも活用できる重要な書類です。一方で、不動産営業は電話対応、内見、来店対応、オーナー対応、入居者対応など多くの業務を抱えているため、日報作成が負担になりやすい側面もあります。

日報作成の負担を減らすには、営業担当者の記憶に頼るのではなく、顧客対応の履歴を仕組みで残すことが役立ちます。たとえば、日々の電話対応を漏れなく記録し、日報作成に活用したい場合は、CTIシステムの導入が有効です。

カイクラのAI業務日報機能では、通話や対面商談の記録をもとに、AIが日報を自動生成できます。営業担当者の事務負担を減らしながら、日報の品質を整え、チーム内の情報共有を効率化したい場合は、AIを活用した日報作成の自動化を検討してみてください。