電話の文字起こしはどうやってやる？スマホ・固定電話でのやり方を解説

「通話内容をメモしきれない」「言った・言わないの確認に時間がかかる」など、電話対応は通話中・通話後の作業に手間がかかりがちです。聞き漏らしてはいけないプレッシャーから緊張しやすく、苦手意識を持つ方も少なくありません。

通話内容を文字起こしできる環境を整えれば、こうした手間を削減しつつ、対応者の不安を和らげて心にゆとりを持ったスムーズな対応につなげられます。

本記事では、スマートフォンや固定電話での文字起こしの方法から、ビジネスに最適なツールの選び方、おすすめのツールまでをわかりやすく解説します。組織における具体的な活用シーンも紹介しますので、ぜひご覧ください。

電話業務の効率化には、AIを活用して通話の自動文字起こしや要約ができる「カイクラ」がおすすめです。文字起こしや要約にとどまらず、会話品質判定やタスク抽出、日報の自動作成など、電話に関わる業務全般の品質向上・効率化につながる機能が備わっています。

詳細は下記よりご覧ください。

スマートフォンや固定電話で通話を文字起こしする方法

電話対応への苦手意識を和らげるためには、通話内容を可視化できる文字起こしが有効です。しかし、実際に導入しようと考えたとき、現在使っている端末でどうやって設定すればよいのか悩む方も多いのではないでしょうか。

ここでは、環境にあわせた具体的なやり方を以下の2つに分けて紹介します。

1. スマートフォンで文字起こしをする方法
2. 固定電話の音声を文字起こしする仕組み

それぞれ詳しくみていきましょう。

1.スマートフォンで文字起こしをする方法

iPhoneやAndroidも標準機能で文字起こしできます。iPhoneの場合は標準の通話アプリで録音した後、標準のメモアプリを使って文字起こしが可能です。Androidの場合は、対応の端末であれば、自動文字起こし機能が搭載されています。

細かな方法は昨日のアップデートなどで変わるため、それぞれの公式サイトをご覧ください。

• iPhoneの場合：iPhoneで通話を録音して文字に起こす – Apple サポート (日本)
• Androidの場合：自動字幕起こし: メディアや通話の字幕をデバイスで表示する – Android のユーザー補助機能 ヘルプ

標準機能以外では、通話をスピーカーモードにして別の端末に音声を拾わせる方法があります。

通話中のスマートフォンをスピーカーモードに設定し、すぐ近くに置いた別のスマートフォンやタブレットなどで文字起こしアプリを起動します。これにより、相手の声と自分の声の両方を外部のアプリに認識させることが可能です。

スマートフォンの通話録音をさらに詳しく知りたい方は、以下の記事も参考にしてください。

2.固定電話の音声を文字起こしする仕組み

固定電話で文字起こしをおこなう仕組みは、利用する環境が家庭用か、法人用のビジネスフォンかによって大きく異なります。

環境によって求められる精度や適したアプローチが変わるため、目的に合った方法を選ぶ必要があるからです。

家庭用や個人で利用する一般的な固定電話であれば、スマートフォンの文字起こしアプリを起動し、固定電話のスピーカーに近づけて直接音声を拾う手軽な方法でテキスト化できます。

一方で、法人のビジネスフォンの場合は、個人の工夫だけで業務に耐えうる録音や文字起こしには限界があります。そのため、電話機本体に通話を録音するための機器（アダプター）を取り付けるか、本記事の後半で紹介するようなシステムの導入を検討するのがおすすめです。ビジネスの現場では、聞き漏らしを防ぐためにも精度の高い専用ツールが役立ちます。

固定電話での通話録音をより深く知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

電話の文字起こしツールの選び方5つ

電話の文字起こしツールを導入したいけれど、種類が多くてどれを選べばよいか迷ってしまう方もいるでしょう。

ここでは、自社や自分の目的に合ったツールを選ぶための5つの基準を解説します。

1. 文字起こしのタイミング
2. 文字起こしの精度
3. 話者分離への対応
4. セキュリティ
5. 費用

それぞれ詳しくみていきましょう。

1.文字起こしのタイミング

ツールを選ぶ際は、文字起こしされるタイミングがいつなのかを確認することが大切です。タイミングには大きく分けてリアルタイムと録音後の2種類があり、通話中に支援がほしいのか、あとから正確な記録を使いたいのかで選ぶタイプが異なります。

リアルタイム型は、通話をしながら画面にテキストが表示される仕組みです。通話中の「聞き漏らしをその場で確認できる」「聞き返しの手間が減る」といったメリットがあり 、耳が聞こえにくい方のサポートに役立ちます。

一方の録音後型は、通話を一度録音し、その音声データを後からアプリなどに読み込ませる仕組みです。あとから内容を正確に確認したい（クレーム対応の事実確認、契約内容の確認）、通話に集中したい（画面を見ながらの通話が現実的でない業務）、記録を他の人に共有したい（引き継ぎ、上長への報告、教育)といった場合に向いています。

録音後型には、自動で文字起こしさせるタイプと、手動で文字起こしを開始させるタイプがあり、全通話の記録をテキストで残したい場合は自動タイプが最適です。

文字起こしの目的が通話中のサポートなのか、事後の正確な記録なのか、目的にあわせてタイミングを選ぶようにしましょう。

2.文字起こしの精度

ツールによって文字起こしの精度には違いがあるため、事前に確認しておくことが重要です。搭載されているAIの性能によって、音声を正しくテキスト化できる割合が変わるからです。

とくにビジネスシーンでは、業界特有の専門用語や企業名などの固有名詞が頻繁に登場します。精度を高めるためには、あらかじめ用語を登録できる辞書登録機能が備わっているツールを選ぶのがおすすめです。

実際の業務でスムーズなテキスト化するためにも、辞書登録機能の有無を含めて精度の高さをチェックしておきましょう。

3.話者分離への対応

電話対応の記録を残す場合、話者分離機能に対応しているかどうかも必ず確認してください。電話は相手と自分が交互に話すため、自動で発言を分けてくれる機能がないと、後からテキストを読んだときに誰の発言かわからなくなってしまうからです。

クレーム対応の振り返りや引き継ぎのために記録を読んだ際、すべてが同じ人の発言のように羅列されていては内容を正しく理解できません。

スムーズに会話の流れを把握するためにも、話者分離に対応したツールを選びましょう。

4.セキュリティ

ビジネスでツールを利用する場合は、セキュリティ対策が万全なものを選ぶことが欠かせません。音声データには機密情報が含まれることが多く、情報漏えいのリスクを防ぐ必要があるからです。

無料アプリのなかには、音声データがクラウドサーバーに保存されたり、AIの学習データとして利用されたりする仕様のものがあります。顧客情報などの機密性の高いビジネスでの通話にこうしたツールを使うのは危険です。

導入前に、セキュリティが信頼できるツールかどうかを必ず確認しましょう。

5.費用

予算にあわせた無理のない費用かどうかも、ツール選びの重要なポイントです。ツールによって、個人向けか組織向けかで料金体系や必要なコストが大きく変わるからです。

個人で手軽に利用できる無料や低価格のものもあれば、組織全体で導入するために月額費用や初期費用がかかるシステムもあります。多機能なものはその分費用も高くなる傾向にあります。

個人と組織どちらの用途で使うのかを明確にし、自社の予算にあった費用で導入できるかを確認してください。

組織にもおすすめの電話文字起こしツール5選

電話業務の負担を減らし、スムーズな対応を実現するためには、自社の目的に合った文字起こしツールを導入することが重要です。

ツールによって、組織全体で大規模に活用できるものから、個人で手軽に使えるものまで、用途や機能が大きく異なるからです。

今回ピックアップしたおすすめのツール5選を表にまとめました。

それでは、それぞれのツールを詳しくみていきましょう。

1.カイクラ

カイクラは、主に組織向けの電話文字起こしツールです。企業での電話対応の負担を軽減し、社内でのスムーズな情報共有をおこなうための機能が充実しています。

AIを搭載しており、通話終了後すぐに自動でテキスト化・要約します。このデータは顧客情報と紐づけて保存されるため、電話内容の確認に手間がかかりません。

業界用語の学習など、使えば使うほどテキスト化の精度が向上することも特徴です。不動産・自動車業界に関しては、専門辞書を登録済みなので業界用語の誤変換を抑えられます。

カイクラの機能を詳しく知りたい方は、以下よりご確認ください。

2.MiiTel

MiiTelは、AIを活用して電話や対面などの会話を解析できるツールです。営業活動やカスタマーサポートなど、ビジネスシーンにおける通話内容の可視化をサポートします。

Slack連携と連携させて不在着信時に通知させたり、CRMやSFAと連携させて記録したりなど、外部との連携が充実しているため導入しやすいです。

文字起こしはリアルタイムで進むため、通話途中からモニタリングに入るなどのケースでも、通話内容を把握できます。

3.INNOVERA

INNOVERAは、固定電話の機能をスマートフォンやPCで使えるクラウドPBXです。オフィスの電話環境を改善し、業務の効率化をおこなうのに役立ちます。

通話録音や文字起こしを、固定電話だけではなくスマートフォンでも利用できるため、テレワークや外出先で電話する従業員が多い企業におすすめです。

オプションの機能として、通話内容を要約・タスク抽出する機能もあり、ビジネス用途で選ばれています。

4.Notta

Nottaは、会話を文字起こしし、議事録作成やナレッジ化まで任せられるツールです。組織向けと個人向けの両方に対応しています。

文字起こし後は、AIが要約し、タスクの抽出や決定事項の洗い出しまで自動で進めます。連携したシステムへの送信もおこなえるため、チームで通話内容を共有したい企業に最適です。

個人利用であれば無料プランも用意されているため、気軽に試せる点も魅力です。

5.AutoMemo

AutoMemoは、個人向け・法人向けに提供されている文字起こしツールです。録音、文字起こし、要約をこなします。

専用のボイスレコーダーでは録音した音声は、自動で文字起こしされる仕組みです。別のツールで録音した音声データの文字起こしにも対応しています。

無料のお試しプランが用意されているので、手軽に導入してみたい方におすすめです。

電話の文字起こしを組織で活用する4つのシーン

電話の文字起こしツールの導入は、個人の負担を減らすだけではなく、組織全体の業務効率化や対応品質の向上にも大きく貢献します。

ここでは、組織で文字起こしツールを活用する具体的な4つのシーンを紹介します。

1. トークスクリプトの作成・改善
2. クレーム対応と社内共有
3. 引き継ぎ・情報共有の効率化
4. 新人教育・対応品質の底上げ

それぞれ詳しくみていきましょう。

1.トークスクリプトの作成・改善

組織全体の営業成績や顧客対応力を上げるために、トークスクリプトの作成や改善に役立ちます。

成績優秀なトップセールスの実際の通話をテキスト化し、社内で共有できるマニュアルとして活用できるからです。

成績優秀な担当者がどのような言葉を選んでいるのか、どのタイミングで提案しているのかを文字で明確に確認し、組織のスクリプトに落とし込むことができます。

成果の出る対応を標準化しやすくなるため、組織全体のスキルアップにつながります。

2.クレーム対応と社内共有

クレーム対応時の心理的負担の軽減や、スムーズな社内共有にも文字起こしは効果的です。

通話内容がテキスト化されることで、言った言わないのトラブルを防ぐ客観的な証拠となり、上司への報告も迅速にできるからです。

クレーム発生時、これまでは録音音声を最初から聞き直して状況を把握する必要がありましたが、テキストであれば問題となった該当箇所をすぐに探し出せます。

結果として、エスカレーション（上司への報告）にかかる時間が音声を聞くよりも短縮され、より迅速で的確な対応が可能になります。

3.引き継ぎ・情報共有の効率化

担当者間の引き継ぎや、チーム内での情報共有を効率的に進められます。

担当者が不在のときでも、過去の通話履歴を短時間で把握できるからです。

顧客から電話があった際、担当者が席を外していても、対応した別のスタッフが文字起こしされた履歴を確認することで、顧客を待たせずにこれまでの経緯を把握できます。

チーム全体で情報を共有しやすい環境が整うため、業務がスムーズに進み、顧客満足度の向上にもつながります。

4.新人教育・対応品質の底上げ

新入社員の教育や、組織全体の電話対応品質の底上げにも文字起こしツールが活躍します。

新人が自分の通話をテキストで客観的に振り返りやすく、指導する側もチェックにかかる時間を短縮できるからです。

新人は、自分の言葉の癖や説明が不足していた部分を文字で確認することで、どこを直せばよいか改善点を見つけやすくなります。また、指導者側も長時間の音声を聞き直す手間が省け、テキストをみながらポイントを絞った的確なアドバイスが可能です。

効率的な振り返りと指導が可能になることで、新人の成長スピードが上がり、組織全体の品質向上に直結します。

まとめ：電話の文字起こしは、端末と目的にあわせて選ぼう

電話対応につきまとう緊張や不安を和らげ、業務をスムーズに進めるためには、通話内容を可視化できる文字起こしツールの活用が有効です。これから導入を検討する際は、利用する端末と目的にあわせて最適なツールを選ぶようにしましょう。

スマートフォンか固定電話か、また個人利用か組織全体での活用かによって、求められる機能やセキュリティレベルが大きく変わるからです。

たとえば、組織としてクレーム対応の負担を減らしたり、新人教育を効率化したりしたい場合は、リアルタイムでのテキスト化や話者分離機能が備わった法人向けのシステムが適しています。一方で、個人の備忘録として手軽に使いたい場合は、まずは個人のスマートフォンと文字起こしアプリの組み合わせから試してみるのもひとつの方法です。

環境と解決したい課題を明確にしたうえで、用途にあった適切なツール選びましょう。

なお、組織全体で電話業務の効率化や対応品質の向上を目指すのであれば、AIを活用した通話録音・文字起こしシステムであるカイクラがおすすめです。

カイクラは、通話内容の自動テキスト化や要約機能、誰の発言かを分ける話者分離機能などを備えており、担当者の心理的負担の軽減や社内でのスムーズな情報共有を強力にサポートします。電話対応をより安心で確実なものにしたいとお考えの方は、ぜひ以下より詳細をご確認ください。