電話内容をリアルタイムで文字起こしできる？3つの方法を解説

「電話相手が早口のとき、会話が聞き取れなくて何度も聞き返すのがつらい」
「電話内容の聞き逃しや聞き間違いなどのミスをしたくない」
このようなお悩みはありませんか？

電話内容をリアルタイムで文字起こしする方法はいくつかあります。

ただしビジネスシーンで利用する際は、文字起こしデータの情報漏えいリスクなども考慮した慎重な選定が欠かせません。

そこでこの記事では、セキュリティ面にも配慮した文字起こし方法を紹介しています。文字起こしを活用して電話対応の負担を軽減したい方は、ぜひ最後までご覧ください。

「相手の話を聞きながらメモを取るのが大変」という場合には、通話後に自動で文字起こしが完成するカイクラがおすすめです。

カイクラは、ビジネスで使うことを考慮して通信暗号化やIPアドレス制限など、さまざまなセキュリティ対策を講じているため、安心してご利用いただけます。

文字起こしのAI要約もできて長い通話も10秒で把握できるカイクラについて詳しく知りたい方は、以下より詳細をご確認ください。

電話対応をリアルタイムで文字起こしするメリット3つ

電話対応をリアルタイムで文字起こしするメリットは、以下の3つです。

1. 通話中の聞き間違い・聞き逃しを防げる
2. 通話後に文字起こしを行う手間が省ける
3. 通話内容の共有がしやすくなる

見落としがちですが、通話内容の共有がしやすい点も押さえておきたいメリットです。それぞれのメリットを紹介します。

【メリット1】通話中の聞き間違い・聞き逃しを防げる

リアルタイムで文字起こしをすることで、通話中に聞き取りにくかったこともテキストベースで確認できます。通話中に「聞き取りにくいので、もう一度教えてください」と顧客に何度も聞き直す必要はありません。

聞き逃してしまったこともテキストで確認できるので、通話後顧客に電話で連絡をしたり、改めて要件を伺う手間も省けます。

文字起こししたテキストを見れば通話内容を確認できるため、通話中にメモを取る必要もありません。メモを取る必要がなくなり電話に集中できることから、コミュニケーションの円滑化や電話対応のストレス軽減が期待できます。

【メリット2】通話後に文字起こしを行う手間が省ける

リアルタイムで文字起こしをすれば、通話後には通話内容がテキストになっているので、改めて入力する手間が省けます。

手書きのメモや音声の確認をして文字に起こす作業が不要になるため、手動での作業に起こりがちなタイプミスの心配もなくなります。

クレーム対応時など、通話内容をテキストベースで確認して対策を考えたいときにも非常に便利です。リアルタイムで文字起こしをすることで、手動で文字起こしをする手間と時間を削減できます。

【メリット3】通話内容を共有しやすくなる

リアルタイムに文字起こしをした場合、テキストデータを渡すだけで、通話内容の共有が可能です。

通話が終わったらすぐにテキストを共有できるので、クレーム対応時や電話インタビューなどの場面でスピーディに対応できます。

テキストベースで内容を共有することで、「言った・言わない」など情報伝達のミスが起こりにくく、報告を受けた側も「好きなタイミングで必要な場所だけ確認できる」というメリットがあります。

ここまではリアルタイムで文字起こしをするメリットについて紹介しました。

ここからは「どのようにリアルタイムで文字起こしをするの？」という方に向けて、具体的な方法を紹介します。

電話内容をリアルタイムで文字起こしする方法3つ

電話内容をリアルタイムで文字起こしする方法は、以下の3つです。

1. スマートフォンの字幕機能を利用する
2. 音声入力機能を使用する
3. 文字起こしツールを利用する

それぞれの方法について解説します。

【方法1】スマートフォンの字幕機能を利用する

スマートフォンでの通話の場合、Androidであれば、搭載されている自動字幕起こし機能をONにすることで通話音声を文字で表示できます。

自動字幕起こし機能をオンにする手順は、以下です。

1. 音量ボタンを押す
2. 音量コントロールの下にある [自動字幕起こし] をタップする

参考：Android ユーザー補助機能 自動字幕起こしで音声を文字に変換する

一方iPhoneでは、FaceTime（iPhone専用のビデオ通話アプリ）を用いて通話することで、リアルタイムでの文字起こしが可能です。

参考：iPhoneでFaceTime通話中にライブキャプションをオンにする – Apple サポート (日本)

どちらの方法も、無料で手軽に文字起こしできることがメリットです。

しかしAndroidの場合は文字起こしをしたテキストを保存できませんし、iPhoneでは相手もFaceTimeを使用する必要があるので、使用できる機会が限定されます。

スマートフォンの機能を活用した文字起こしは、文字起こしデータを残す必要がなく手軽に使いたい方におすすめの方法です。

【方法2】音声入力機能を使用する

自分の伝えたことをリアルタイムで文字起こししたい場合は、音声入力機能も活用できます。

しかし、スマートフォンの場合は、デバイスによっては通話中に音声入力機能が使用できない機種もあります。なおiPhoneでは、通話中は音声入力機能が使用できませんでした。そのため、PCでGoogleドキュメントなどの音声入力機能を立ち上げる必要があります。

ChatGPTでも、スマートフォンやデスクトップアプリであれば音声入力ができます。自分の声だけではなく相手の声も拾いたい場合は、スピーカー機能を利用すればテキスト化入力も可能です。

しかし、デバイスによってはスピーカーの音を拾いにくいものがあります。スピーカーや無料アプリの利用は、セキュリティの観点からも不安が残る方法なので、個人利用にとどめるのがおすすめです。

【方法3】文字起こしツールを利用する

議事録作成などで使用される、文字起こしツールを用いて通話録音を実施する方法です。

文字起こしの精度が高いことがメリットですが、相手の声もテキストに残したい場合はスピーカーから音声を読み込ませるため、周囲に配慮が必要な点がネックになります。

そのため、スピーカーで通話ができる環境で利用する人におすすめの方法です。

通話内容をリアルタイムに確認したい場合は上記の方法も有効ですが、文字起こしの目的が通話内容の聞き間違いや言った言わないの防止・情報共有の効率化であれば、通話録音を文字起こしする方法もあります。

「電話対応を効率化したい」など電話業務に課題がある場合は、文字起こし機能だけではなく、電話対応をサポートする多機能システムの導入もおすすめです。

続いては、文字起こしができる多機能システムを選ぶうえでのポイントを解説します。

通話内容の文字起こしができる多機能システムを選ぶときのポイント3つ

通話内容を文字起こしできるシステム選びに失敗しないために押さえておきたいポイントは、以下の3つです。

1. 音声認識の精度に問題ないか
2. 自社の課題解決に必要な機能が備わっているか
3. セキュリティ対策やサポート体制が充実しているか

それぞれのポイントを解説します。

【ポイント1】音声認識の精度に問題ないか

まず確認したいのは、音声認識の精度です。文字起こしの導入目的によって、求めている精度は違うと思います。

たとえば会議の議事録やクレーム対応時の対策として通話内容の可視化をしたい場合は、音声認識の精度が低いシステムを使用すると、誤った内容を共有することにつながり、本来の目的を達成できない恐れがあります。

無料のトライアル期間を設けているサービスであれば、実務に利用しながら精度を確認できるので、複数のシステムで比較・検証したうえで、システムを選定しましょう。

【ポイント2】課題解決に必要な機能が備わっているか

最適なシステムは、企業の課題によって異なります。

自社の課題や文字起こしが必要な目的を明確にすることで、課題解決に必要な機能が備わっているかを確認しましょう。

目的によっては、文字起こしではなく別の機能が課題を解決してくれることもあります。

たとえばコミュニケーションシステム「カイクラ」は、対応履歴を電話番号に紐づけて管理できるので、通話内容の共有がスムーズで「電話の取り次ぎの手間を削減したい」といった課題を解決できます。

通話内容の文字起こしをAI要約してくれるので、要点だけを追うことも可能です。

自社の課題や文字起こしが必要な目的を明確にし、課題解決や目的達成につながるシステムを選びましょう。

【ポイント3】セキュリティ対策やサポート体制が充実しているか

ビジネスで利用する場合は「顧客との通話内容」という個人情報を扱うため、セキュリティ対策がされていてデータ管理が安全なシステムを選ぶことが大切です。

クラウドでデータを管理する場合は、通信暗号化はもちろん、特定のIPアドレスからのみアクセスできるような制限をかけられるシステムが安心です。

システムの機能を最大限活用するために、従業員への操作方法の教育・急なトラブルの対応などのサポート体制もあわせて確認しましょう。

「とはいえ、どのシステムを選べばいいかわからない」このような方に向けて、ここからはおすすめのシステムを紹介します。

文字起こしができるおすすめ多機能システム3つ

文字起こしができるおすすめの多機能システムは、以下の3つです。

1. カイクラ
2. pickupon
3. MiiTel

ここでは、AIによる要約や感情分析で踏み込んだ顧客管理ができるシステムから、特定のCRM連携や教育分析に強いシステムまで、機能性の違いが明確な3社をピックアップしました。

【おすすめシステム1】カイクラ

コミュニケーションプラットフォームのカイクラは、録音データの自動文字起こしだけではなく、AIによる要約機能や感情ラベリング機能といった独自機能が特徴です。

文字起こしの精度も高く、クレーム対応などの対策に活用できます。

万全なセキュリティ対策を講じているので、ビジネスでも安心して使用できます。

通話内容の録音データやSMSやLINEの対応履歴を電話番号に紐づけて一元管理できるので、以下の課題解決が可能です。

• チーム間での情報共有が非効率で時間がかかる
• 言った言わないのトラブルが絶えない
• 通話内容がブラックボックスで品質改善ができない　など

万全なセキュリティ対策と多彩な機能が搭載されているカイクラの詳細は、以下からご確認ください。

【おすすめシステム2】pickupon

「pickupon」は、AIを搭載したクラウドIP電話です。

文字起こししたデータをCRMやSalesforce、チャットツールなどの外部ツール「seamlessly」に記録できます。クラウドIP電話を利用している企業に向いているシステムです。

システム名	pickupon
特徴	自動で通話をテキスト化 チーム内に自動共有 CRMツールと連携が可能 電話機能なしのデータ管理アカウントは無料で利用可能
料金	初期費用：無料 月額料金：6,000円～
セキュリティ対策	ISMS認証取得

【おすすめシステム3】MiiTel

MiiTelは、電話営業を可視化するクラウドIP電話です。

架電数や商談数などをデータ化する機能や、AI音声解析機能、話し方や特徴をデータで可視化できる機能が搭載されていて、改善のためのフィードバックや社内教育にも役立ちます。

営業電話業務にて、できるだけコストをかけずに自動テキスト化ツールを導入したい企業におすすめです。

システム名	MiiTel
特徴	自動で通話をテキスト化 AI音声解析機能で話し方を分析 CRMツールとの連携が可能 PCとネット環境さえあれば導入が可能
料金	初期費用：無料 月額料金：5,980円～
セキュリティ対策	情報漏えい対策 データ保全・保護 ISMS/ISO27001認証 プライバシーマークの取得

まとめ：多彩な便利機能搭載のシステムを使って、電話業務のパフォーマンスを上げよう!

電話対応の文字起こしは、「通話内容を記録する必要がなくなる」「テキストデータで情報共有がしやすくなる」など、電話業務の効率化につながります。

電話業務の効率化が文字起こしの目的であれば、電話対応をサポートする多機能システムの導入もおすすめです。

コミュニケーションプラットフォーム「カイクラ」は、通話録音の自動テキスト化やAIによる通話内容の要約、感情ラベルなどの文字起こし機能に加え、「顧客情報のポップアップ表示」や「対応履歴の一元管理」といった電話業務をサポートする機能が充実しています。

電話業務のパフォーマンス向上が期待できるカイクラの詳細は、以下よりご確認ください。