「中小企業でも、テレワークを導入した方が良いのかな……」
「テレワークを導入する場合、どんな準備が必要なのだろうか？」
と思うことはありませんか？
新型コロナウィルスの感染拡大をきっかけに、自宅などで働く「テレワーク」や「リモートワーク」といった言葉が注目を浴びるようになりました。
しかし、
「テレワークを導入できるのは一部の余裕がある大企業だけで、中小企業は関係ない」
「テレワーク導入に関心はあるが、具体的にどのような手順で導入するべきか分からない」
と悩んでいる方もいるでしょう。
そこで当記事では、
- 中小企業のテレワークの導入状況
- 中小企業のテレワーク導入を妨げる3つの課題
- 中小企業にテレワークを導入する具体的な手順
の流れで、中小企業がテレワークを導入するための情報をまとめてご紹介します。
今後に備えてテレワーク導入を検討したい方は、ぜひご一読ください。
なおテレワーク導入時に課題となるのが、電話対応です。「テレワーク中でオフィスの電話を受けられない」「オフィスで電話を受けたが、担当者がテレワーク中で取次ぎ出来ない」といった悩みを抱えることも。
なお顧客接点クラウド「カイクラ」では、テレワーク中の電話対応の悩みを解決できます。これからテレワークの導入をお考えの方は、この機会にぜひご利用ください。
【PR】次世代型電話業務DXツール「カイクラ」
- 継続率、驚異の99.8%
- 煩雑な電話業務が圧倒的にラクチンに
- 自動通話録音・文字起こし、AI要約でトラブル回避
＼ 利用社数2,600社以上 ／
公式サイトを見る
テレワークの中小企業の導入状況とは？都内と地方に分けて解説！
中小企業のテレワーク実施率は、都内と地方で大きく傾向が異なります。
- 【都内】中小企業でもテレワーク導入率が約半数を超える
- 【地方】地域によってはテレワーク導入率が20%を下回る
具体的にどうなっているのか、詳しく見ていきましょう。
【都内】中小企業でもテレワークが普及傾向にある
まずは、「東京都新型コロナウイルス感染症対策本部」が調査した、テレワークの導入率に関するデータを見てみましょう。
【テレワーク導入率の推移】
| 2020年3月 | 2020年4月 | 2020年12月 | 2021年1月 |
| 24.0％ | 62.7％ | 51.4％ | 57.1％ |
全体の推移でみると、2020年4月よりは少ないものの上昇傾向にあることがわかります。また従業員の規模ごとに導入率を分けると、次のようになっていました。
【従業員規模導入率（2021年1月）】
| 300人以上（230社） | 100～299人（107社） | 30～90人（85社） | |
| 導入している | 76.5% | 63.6% | 47.0% |
| 今後予定あり | 2.4% | 5.6% | 5.7% |
| 導入予定なし | 21.2% | 30.8% | 47.4% |
中小企業（300人未満）を見てみると、約半数以上の会社がテレワークを導入しています。また以下のように週3日以上のテレワークが6割となっており、テレワークと出社を併用している会社も多いです。
【緊急事態措置期間中のテレワーク実施回数】
| 週5日 | 週4日 | 週3日 | 週2日 | 週1日 |
| 25.0％ | 15.5％ | 15.0％ | 21.0％ | 23.5％ |
まとめると、東京都内では、
- 中小企業のテレワークの導入率が約半数以上
- 300人以上の企業では、テレワークの導入率が7割以上
と、大企業だけでなく中小企業までテレワーク導入が進んでいることが分かりました。また出社とテレワークを併用する「テレハーフ」という働き方を取り入れている企業も、多いことが伺えます。
出社とテレワークを併用する「テレハーフ」の特徴やメリットについては、以下をご一読ください。
[clink url=”https://kaiwa.cloud/media/telework/telework-telehalf/”]
一方で地方になると、都内とは異なった傾向が確認できます。地方のテレワーク実施率について、詳しく見ていきましょう。
【地方】中小企業ではテレワークをあまり導入していない
都内では、企業規模にかかわらずテレワーク普及が進んでいました。しかし地方の企業では、テレワークがあまり普及していないようです。
地方のテレワーク実施率はどの程度か、さっそくデータを確認してみましょう。
首都圏ではテレワーク実施率が6割を超えているのに対し、近畿地方のテレワーク実施率は約4割、中部地方では約3割しかテレワークを実施していません。地方にいくと、首都圏よりもテレワーク導入率が低い実態が明らかになりました。
なぜ地方に行くほどテレワークが普及していないのでしょうか。企業によって様々な事情はありますが、主に
- コロナ感染者が首都圏より少なく、テレワーク導入の必要性が薄い
- 工場勤務など現場仕事が多く、テレワークを導入しづらい
- テレワークを導入する余裕がない
- テレワークを実施するための環境が整っていない
といった課題が挙げられます。
（1）（2）はやむを得ない理由と言えますが、（3）（4）の課題は工夫次第でテレワーク導入が可能です。むしろ今後を見据えて準備していくことが、重要と言えるのではないでしょうか。
とはいえ、実際にテレワークを導入しようとすると課題がでてくるもの。次に、中小企業のテレワーク導入を妨げる3つの課題について解説します。
中小企業のテレワーク導入を妨げる3つの課題とは？
日本労働組合総連合会の「テレワークに関する調査2020」によると、テレワークを継続する上での課題が以下のようにまとめられていました。
引用元：日本労働組合総連合会「テレワークに関する調査2020」
主な課題として、
- 意識改革（テレワーク環境の問題）
- 経費・機材購入など金銭的問題（テレワーク導入費用の問題）
- セキュリティ・労務管理（テレワーク環境の問題）
といった3つに分かれています。
それぞれ課題となっている理由や、どのように改善・対応していくべきか、詳しく見ていきましょう。
【課題1：経営者の意識改革】テレワークのメリットの理解が重要
テレワーク導入時に直面する1つ目の課題は、「経営者のテレワークに対する認識」です。以下のような理由から、自社へのテレワーク導入を見送った企業もいるのではないでしょうか。
■テレワークに対する誤解
・「テレワークを導入すると従業員はサボる」と上層部が思い込んでいる
・上層部がテレワークを導入する必要性を感じていない
・テレワークはコストばかり発生するため、メリットがないと感じている
テレワークを導入するなら、まずは企業目線でメリットを認識することが重要です。たとえば厚生労働省の運営する「テレワーク総合ポータルサイト」によると、以下のような調査結果も出ています。
引用元：テレワーク総合ポータルサイト
このデータから、テレワークによる仕事への悪影響（サボりなど）はほとんど確認できないことが伺えます。またテレワークを導入することで、以下のメリットも。
■テレワークを導入するメリット
・リモートで働けるため、遠方に住む人材を採用できる
・柔軟な働き方を実現できるため、仕事の効率化に繋がる
・通勤手当の削減やオフィス面積の縮小など、固定費の削減に繋がる
より優秀な人材を採用出来たり、仕事の効率化により生産性が上がったりする可能性もあります。また「テレワーク導入には大きなコストがかかる」と思われがちですが、実は補助金を活用することで費用負担を減らすこともできます。
費用対効果の課題と合わせて、詳しく見ていきましょう。
【課題2：費用対効果】削減できる固定費や、補助金などの理解が重要
会社でテレワークを導入する場合、以下のように国や自治体が支給している補助金を活用できるケースがあります。
■活用できる補助金の一例
・IT導入補助金（経済産業省）
・テレワーク定着促進助成金（東京都）
・テレワーク活用・働く女性応援助成金（東京都）
参考：一般社団法人 日本テレワーク協会
補助金を活用すれば、コストの問題を解決してテレワークを導入しやすくなるかもしれません。上記で紹介した補助金はあくまでも一例ですが、助成金を探すなら「補助金ポータル」の活用もおすすめです。
さらに、「テレワーク応援キャンペーン」として、テレワークの導入に有効なサービスが無料お試しできることも。以下で7つのサービスをまとめているので、「まずは無料で試したい！」と思っている方はご一読ください。
[clink url=”https://kaiwa.cloud/media/telework/telework-free-trial/”]
また、テレワーク導入後、以下のように固定費の削減につながることも。
■テレワーク導入で固定費の削減につながる例
・通勤手当の削減や廃止
・出社人数の減少によるオフィス面積の縮小
・オフィスの光熱費削減
まとめると、
・補助金などを申請して負担を減らせる
・テレワークの環境整備のため無料利用できるサービスもある
・テレワークの導入で固定費削減にもつながる
といった点から、費用対効果も高いといえるのではないでしょうか。
ただしテレワーク導入はメリットばかりでなく、「セキュリティに注意が必要」「従業員の労務管理が難しい」といった課題もあります。詳しく見ていきましょう。
【課題3：セキュリティおよび労務管理】システム導入などで解決可能
セキュリティや労務管理は、テレワークを実施してみないと見えてこない点も多いです。それぞれの対策について、詳しく見ていきましょう。
テレワーク時のセキュリティ対策
情報管理が甘いと情報漏洩リスクが高まるもの。万が一社内にある顧客情報が漏洩すると、会社の信用失墜につながり、大きなトラブルの原因となります。
特にテレワークの場合は、会社で利用していたパソコンを持ち帰って自宅やカフェなどで仕事をしている方も多いでしょう。それぞれ次のようなリスクが潜んでいます。
・自宅の場合：従業員がUSBにデータをコピーしてしまった
・カフェの場合：無料Wi-Fiを利用して、サイバー攻撃を受けてしまった
このように、テレワークを実施するときは「セキュリティ管理」がとても重要です。具体的には、以下の8つのポイントに注意すべきでしょう。
■セキュリティ向上のために注意すべき8つのポイント
1.修正プログラムの適用
2.セキュリティソフトの導入および定義ファイルの最新化
3.パスワードの適切な設定と管理
4.不審なメールに注意
5.USBメモリ等の取り扱いの注意
6.社内ネットワークへの機器接続ルールの遵守
7.ソフトウェアをインストールする際の注意
8.パソコン等の画面ロック機能の設定
引用元：IPA（情報処理推進機構）
またセキュリティ対策だけでなく、従業員の労務管理も注意すべきポイントです。詳しく見ていきましょう。
テレワーク時の労務管理
日本労働組合総連合会がまとめた「テレワークに関する調査2020」によると、テレワークの労働時間の管理に関して以下のようにまとめられていました。
引用元：日本労働組合総連合会「テレワークに関する調査2020」
上記データによると、テレワーク実施時の出退勤管理は「システム・メールでの打刻」「パソコンの使用時間」が多いことがわかります。しかし一方で、「労務管理をしていない」と回答した企業も多く、テレワーク期間中の労務管理に課題点が残っているのが現状です。
労務管理を徹底していないと、気づかないうちに「長時間労働」を強いてしまったり、生産性が低下してしまったりなどのリスクを招きかねません。パソコンの稼働時間を計測するサービスもあるので、導入を検討して労務管理をしましょう。
ここまで、中小企業にテレワークを導入するときの課題点と対策案を紹介しました。「自社でもテレワークを導入できそう」と思った方もいるのではないでしょうか。
次に、テレワークを導入する流れを詳しく解説します。
中小企業にテレワークを導入する流れとは？6ステップに分けてやさしく解説
テレワークを導入するときの流れは、次の6つのステップ。
参考資料：神奈川県「中小企業のためのテレワーク導入ガイド」
1つずつ詳しく見ていきましょう。
【ステップ1】テレワーク導入計画の策定
まずは、「テレワーク導入の目的」を明確にしましょう。
「コロナ禍に対応するため」といった目的だけでテレワークを導入してしまうと、生産性が落ちてしまったり、コミュニケーションがしづらくなったり仕事に支障が出ることも。
たとえば、急いでテレワークを実施したもののテレワーク環境が全く整っておらず、
- 会社にある紙の書類をチェックできない
- 自宅のインターネット回線が重たい
- 会社にかかってくる電話への対応ができない
といった事態になりかねません。
ざっくりとでもいいので、まずはテレワークの導入で解決したい課題を明確にしましょう。目的が明確化できたら、具体的な業務を深掘りしていきます。
【ステップ2】テレワーク化できる業務の棚卸し
「テレワークを導入したい！」と思っても、仕事内容によってはオフィス出社が必須となることも。テレワーク可否を判断するためにも、テレワーク可能（または不可能）な業務を洗い出しを行いましょう。
業務を一覧化し、以下の3つに分類するのがおすすめです。
・すぐにテレワーク可能
・テレワーク可能だが、環境整備をする必要がある
・テレワーク不可
たとえば「メールの返信」や「資料の作成」などであれば、パソコンで完結する作業なのですぐにテレワークが可能です。また工場勤務などの現場仕事でも、
- 資料作成
- 会議・ミーティング
など、テレワークで対応できる業務もあります。
このように、一部業務をテレワークで対応する「テレハーフ」を実施している企業も少なくありません。
出社とテレワークを併用する「テレハーフ」について詳しく知りたい方は、以下をご一読ください。
[clink url=”https://kaiwa.cloud/media/telework/telework-telehalf/”]
リモートで対応できる業務の棚卸しが完了したら、次はテレワークをサポートするICTの導入を行いましょう。
【ステップ3】ICTの導入
テレワークを導入する場合、パソコンやインターネット回線などの「ICTの導入」が必要不可欠です。
ICTとは「情報通信技術」のこと。テレワークを実施する場合は、
- テレワークを行うために自宅にWi-Fiや固定回線を用意
- 仕事用のノートパソコンを支給
- テレワークの働き方をサポートする「業務支援ツール」を導入
といったICTの導入が、必要となります。特に業務支援ツールは、無料で利用できるものも増えています。
以下で詳しくまとめているので、ご一読ください。
[clink url=”https://kaiwa.cloud/media/telework/telework-free-trial/”]
ICTの準備の目途が立ったら、運用ルールを作成しましょう。
【ステップ4】運用ルールの作成
テレワークは、自宅で仕事をする方も多いでしょう。その影響で、仕事とプライベートが上手く切り分けられず、気づいたら働きすぎてしまう人も。
日本労働組合総連合会がまとめた「テレワークに関する調査2020」によると、「仕事とプライベートの時間の区別がつかなくなること」と答えている人が、約7割を超えていました。
引用元：テレワークに関する調査2020 – 日本労働組合総連合会
また、「通常の勤務（出勤しての勤務）よりも長時間労働になる」と答えている人も、半数以上います。こういった働きすぎを防ぐ意味でも、運用ルールを決めておくと良いでしょう。
他にも、
- 会社支給のパソコンを利用して映画鑑賞
- 会社で契約しているソフトを活用して副業を行う
といった、ルールが決まってないが故に起こる問題も多いです。
以下のようにシステム導入で解決できることを含めて、運用ルールを決めておきましょう。
・勤務時間についてはICTなどを導入し、パソコンの起動時間で計測する
→原則、申告がない場合は残業や深夜時間などにパソコンを開くことを禁止する
・IT資産管理ツールなどを導入し、ソフトのインストールをチェックする
→会社支給のパソコンには、業務に関係ないソフトは入れない規程も作る
とはいえ、これらのルールは決めただけで全てうまくいくとは限りません。実際に運用してみると、運用ルールだけでは防ぎきれない問題も出て来るでしょう。
重要なのは、テレワーク実施後に改善していく仕組みです。詳しくみていきましょう。
【ステップ5】試行および改善
事前準備をどれだけ入念にしても、テレワークを実施すると以下のような問題が見つかることも。
■テレワークによる問題点
・出勤時間の管理が難しい
・上司や同僚とコミュニケーションしにくい
・会社の電話に対応できない
テレワーク導入初期は臨機応変にテレワーク実施状況のフィードバックを行い、実行と改善を繰り返していくつもりで臨みましょう。もしも運用ルールだけで改善が難しい場合は、このタイミングでシステム導入を検討するのも1つの手です。
テレワークの課題を解決できるサービスについては、以下で詳しくまとめているのでご一読ください。
[clink url=”https://kaiwa.cloud/media/telework/telework-free-trial/”]
テレワークの試行・改善を進めると、課題や解決を繰り返して安定してきます。このタイミングで、就業規則などを見直すのがおすすめです。詳しく見ていきましょう。
【ステップ6】制度化
テレワークの運用ルールが定まったら、就業規則を変更して制度化することもあるでしょう。厚生労働省の「テレワークモデル就業規則」によると、テレワーク導入の制度化（就業規則の変更）について、以下のようにまとめられていました。
・労働時間制度やその他労働条件が同じ場合は、就業規則を変更しなくても問題ない
・ただし通常勤務では生じないことが発生する場合（従業員に通信費用を負担させるなど）は、就業規則の変更が必要
上記に該当する場合は、就業規則の変更が必要です。またテレワーク導入による就業規則の変更を行う場合、以下の3点を就業規則に定める必要があります。
・テレワーク勤務を命じることに関する規定
・テレワーク勤務用の労働時間を設ける場合、その労働時間に関する規定
・通信費などの負担に関する規定
上記を踏まえ、就業規則を変更すると良いでしょう。変更した場合は、労働基準監督署に届けが必要です。労働基準法第89条により、以下のように変更後の届け出が義務付けられています。
| 第八十九条 常時十人以上の労働者を使用する使用者は、次に掲げる事項について就業規則を作成し、行政官庁に届け出なければならない。次に掲げる事項を変更した場合においても、同様とする。 |
ここまで、テレワークを導入する手順について解説しました。具体的な導入手順がわかり、テレワーク導入を前向きに検討したいと考えている方もいるのではないでしょうか。
しかしテレワークを導入する上で課題になるのが、会社の電話対応です。テレワーク中は、
- 会社にかかってきた電話に対応できない
- 電話に出ても、担当者がテレワーク中で取次ぎ出来ない
といった問題から、顧客とのコミュニケーションしづらくなってしまったり、最悪の場合は商談につながるキッカケを失ってしまったりすることも。
こういったテレワーク中の電話対応の問題を解決できるのが、顧客接点クラウド「カイクラ」です。その理由について詳しく見ていきましょう。
テレワークの業務課題を解決できる顧客接点クラウド「カイクラ」とは？
顧客接点クラウド「カイクラ」を活用すれば、テレワーク中の電話対応の課題を解決できます。
・【課題1】自宅でテレワークしており、会社にきた電話に気づけない
→電話の履歴から、折り返しが必要な電話を確認して対応しやすい！
▲折り返しが必要な電話が確認できる画面イメージ
・【課題2】担当外の電話を受けてしまい、担当者もテレワーク中で取次ぎできない
→受電時に顧客の情報を画面で確認し、担当外でも電話対応が可能！
▲顧客情報を表示する画面イメージ
工事は約1時間で完了するため、電話が長時間使えず悩む心配もありません。また、契約申し込みから約3週間で利用ができるため、導入もスムーズです。
「電話対応による機会損失をなるべく減らしたい」
「外出先やテレワーク中でも、電話対応できるようにしたい」
といった方は、以下からお問い合わせください。
まとめ：中小企業でもテレワークの導入が重要
今回は、テレワークの実施状況と導入の課題点、導入するときの手順についてご紹介しました。ここで、お伝えした内容を振り返ってみましょう。
- テレワークは都内で普及が進んでいるものの、地方ではあまり浸透していない
- テレワークは補助金の利用も可能で、導入メリットも多く費用対効果が高い
- 初めてテレワークを導入するなら「6つのステップ」を確認するのがおすすめ！
テレワークの導入はコロナ対策だけでなく、
- 業務の効率化
- 固定費の削減
- 優秀な地方人材の採用
など、企業側のメリットも少なくありません。ただテレワーク実施ですぐに問題となるのが、会社の電話対応。
顧客からの問い合わせ対応の質が落ちると「信用失墜」となるだけでなく、商談不成立などの機会損失となってしまうことも。こういったテレワーク中の電話対応の悩みは、顧客接点クラウド「カイクラ」で解決可能です。
テレワークの導入を支援するカイクラテレワークソリューション、この機会に以下からお問い合わせください。
