新人もできる！営業電話のうまい断り方・見分け方｜具体的な例文付き

「営業電話のうまい断り方がわからない」
「新人だから営業電話かどうか見分けられない……」
このように悩むことはありませんか？

不要な営業電話は素早く断りたいですが、角が立たない言い方を押さえておかないと、結果として失礼な態度になってしまう可能性があります。電話対応する従業員は会社の代表として認識されるため、会社のイメージダウンを避けるためにも、丁寧な印象を保ちながら営業電話を断りたいところです。

本記事では、新人の方でもできる営業電話の断り方を解説します。営業電話の見分け方や、スムーズに断るための準備もお伝えしますので、参考になれば幸いです。

営業電話への対応を最小限にしたいときは、受話器を取る前に営業電話かどうかを見極められるツールの導入がおすすめです。

コミュニケーションプラットフォーム「カイクラ」は、受電時に登録した顧客情報が表示されるため、営業電話を見極めやすくなります。さらに従業員同士でメモが共有できるので、過去のやり取りを把握したうえで受話器を取れます。

「カイクラ」の詳細が知りたい方は、下記からチェックしてみてください。

新人も使える例文付き！営業電話のうまい断り方3つ

営業電話のうまい断り方は、下記の3つです。

1. 角が立たない言い方で断る
2. 営業は受けていないと伝える
3. 再連絡を予防する

新人の方でも使える例文付きで解説しますので、それぞれ詳しくみていきましょう。

【断り方1】角が立たない言い方で断る

営業電話を断るときは、角が立たないようクッション言葉を活用します。会社の代表として電話を受けている立場で相手をぞんざいに扱うと、会社のイメージダウンにつながる恐れがあるためです。

将来的にビジネス上でやり取りをする可能性もあるため、丁寧な対応を心がけましょう。

上記の例文では「恐れ入りますが」や「せっかくお電話をいただきましたが」がクッション言葉です。「ご案内は不要です」とだけ伝えるよりも、相手に配慮している印象を受ける人が多いのではないでしょうか。

終話の際は「ご提案ありがとうございました。失礼いたします」と伝えると、良い印象を与えられます。

【断り方2】営業は受けていないと伝える

一度断ってもしつこく食い下がってくる場合は、会社の方針を理由に断るとスムーズです。

会社全体の方針であると伝えられれば、相手もそれ以上営業する余地がありません。

【断り方3】再連絡を予防する

案内が不要であると伝えたうえで、相手からの再連絡を予防しておくと、再び連絡が来なくなりやすいです。

このとき、断りきれずあいまいに回答してしまうと、相手が「この会社は商品を検討してくれるかもしれない」と思い、今後も営業電話がかかってくる可能性が高くなります。丁寧かつ明確に断る意思を伝えましょう。

ここまで、新人の方でもできる営業電話の断り方を解説してきました。しかし、電話のなかには営業であることを巧妙に隠し、担当者に直接つないでもらおうとしてくるケースもあります。そのような営業電話を誤って取り次いでしまうと、担当者の負担になりかねません。

次からは、営業電話の見分け方をみていきましょう。

新人もできる！営業電話の見分け方3選

営業電話の見分け方は、大きく分けて3つあります。

1. 担当者名を知らない
2. 用件をあいまいにぼかす
3. こちらに話す隙を与えない

営業電話に時間を取られてしまわないために、それぞれのポイントをみていきましょう。

【見分け方1】担当者名を知らない

担当者名を言わずに「総務部の部長をお願いします」などと言ってくるケースは、営業電話である可能性が高いです。

このような場合は、相手は社内の情報を詳しく知らずに営業電話をかけてきています。意思決定者である役職の従業員とつながるために、法人向けの営業でよく使われる手法です。

相手に言われたままに取り次がずに、相手の社名・名前・用件を聞き出しましょう。

用件を聞き営業電話とわかったら、以下のように伝えて電話を終えます。

【見分け方2】用件をあいまいにぼかす

具体的に用件を伝えない電話も、営業である可能性が高いです。

「携帯電話の料金の件で」「サービスの紹介の件で」など、用件をあいまいにぼかす電話は、詳細を聞き出しましょう。

また「〇〇はどのようなサービスをお使いですか？」「〇〇でお困りのことはありませんか？」など、質問を重ねて用件を話し始めない場合もあります。相手のペースにのまれてしまいがちですが、毅然とした態度で切り返しましょう。

担当者に取り次いだ後で営業電話だとわかると、余計な負担をかけてしまうため、丁寧かつはっきりと用件を聞き出します。相手からあいまいな用件を伝えられると「自分にはわからないだけで、取引先なのかもしれない」と思ってしまう場合もありますが、遠慮せず確認しましょう。

用件を聞いたうえで営業の電話だとわかったら、必要ない旨を伝えて電話を切ります。営業の電話かどうかがわからない場合は、折り返しにしましょう。

【見分け方3】こちらに話す隙を与えない

強引に会話を進めることで、こちらに話す隙を与えない電話も、営業電話である可能性が高いです。相手がトークスクリプトに沿って一方的に話し続ける場合もあります。

自分が話している途中に相手がさえぎって話し出すようなときは、営業電話である可能性を考え、断る準備を始めると良いです。

営業電話を見分けるのが難しいときは、ツールを活用するのもおすすめです。営業電話を見分ける際に活用できるツールを知りたい方は「カイクラで営業電話を見極めて業務効率化！」の項目をチェックしてみてください。

ここまで、営業電話の見分け方を解説してきました。営業電話の対応は本来の業務に含まれないため、最小限に抑えたいところです。しかし、断り方を間違ってしまうと、かえって対応時間が長引いてしまう恐れがあります。

次からは、営業電話の断り方のNG例をみていきましょう。

やりがちだけど逆効果！営業電話の断り方のNG例

営業電話の断り方としてNGな例は、下記のとおりです。

1. 担当者名を教えてしまう
2. 失礼な態度を取る
3. 今は忙しいと伝える

まず、情報漏えいや悪用につながる恐れがあるため、担当者名や個人情報は教えないようにしましょう。電話対応に慣れていないうちは「聞かれたことにすぐ答えなくてはいけない」と思いがちですが、営業電話に社内の情報を教える必要はありません。

一度教えてしまうと、今後の電話で担当者名を出されたときに営業電話と気付けない可能性もあります。

次に、失礼な態度を取らないように心がけましょう。忙しいときに営業電話がかかってきて、なかなか相手が切らないとイライラしてしまいがちですが、一方的に電話を切るなどの行動はNGです。

今後ビジネス上で相手と関わる可能性もゼロではないため、会社の代表としてふさわしい態度を取りましょう。

また「今は忙しい」「担当者が外出中」などと伝えると、相手は「タイミングが合えば話を聞いてくれるかもしれない」と期待を抱いてしまう場合もあります。今後も同様の営業電話がかかってきてしまうため、あいまいにせず丁寧かつはっきりと断りましょう。

このように、営業電話を断るときは、態度や伝え方などに注意が必要です。しかし、新人の方が電話対応をするときは、焦りや緊張が強くなってしまい、細かい部分まで気を回しつつ対応するのが難しい場合もあるのではないでしょうか。

その場合は、あらかじめ営業電話を断る準備をしておくと、落ち着いて堂々と対応しやすくなります。次からは、営業電話をスムーズに断る準備を解説します。

営業電話をスムーズに断るための準備2つ

営業電話をスムーズに断るには、2つの準備が有効です。

1. 社内における営業電話への対応を確認する
2. ツールやサービスを活用する

不要な営業電話への対応を最小限にして、本来の業務に集中するために、それぞれ詳しくみていきましょう。

【準備1】社内における営業電話への対応を確認する

営業電話をスムーズに断るためには、どのような対応をするべきかあらかじめ社内で決めておくことが必要です。

営業電話は受け付けないと決めたら、電話対応マニュアルを整備し、どの従業員でも断り方やフレーズがわかるようにしておきます。興味があるサービスの営業は受け付ける場合は、担当者への取り次ぎ方法も明確にしておきましょう。

従業員が確実に断れるように、ロールプレイングなどでシミュレーションしておくのも効果的です。

従業員の対応を統一するにあたって、電話対応マニュアルを作るのはおすすめですが、一からすべて作るのは負担が大きいのも事実です。株式会社シンカでは、電話対応マニュアルを無料で配布しているので、ベースとして活用してみてください。

【準備2】ツールやサービスを活用する

営業電話をスムーズに断るためには、ツールを活用するのもおすすめします。

具体的なツールやサービスは、下記のとおりです。

• 着信拒否サービス
• 迷惑電話フィルタサービス
• 顧客情報ポップアップ機能

着信拒否サービスは、一度かかってきた営業電話の番号を登録すると、次回以降ブロックされるサービスです。

迷惑電話フィルタサービスは、警察や自治体・利用者などから迷惑電話リストを提供してもらい、まだかかってきていない電話もブロックできます。

顧客情報ポップアップ機能は、一度かかってきた営業電話の情報を登録しておくことで、受電時に登録した情報が通知される仕組みです。未登録の電話番号であることも通知でわかるため、電話に出る前に「営業電話である可能性が高い」と準備ができます。

以上のサービスのうち、着信拒否サービスや迷惑電話フィルタサービスは手軽かつ確実な方法です。しかし、対応が一律になってしまうため「興味がある〇〇のジャンルの営業は受けたい」という判断ができません。

必要な電話を逃さずに、不要な営業電話を断るツールとしては、顧客情報ポップアップ機能がおすすめです。

次からは、顧客情報ポップアップ機能を備えたコミュニケーションプラットフォーム「カイクラ」を紹介します。

「カイクラ」で営業電話を見極めて業務効率化！

「カイクラ」は、営業電話を見分ける際に使える顧客管理ツールです。

受電時に登録した顧客情報が画面にポップアップされるため、以前のやり取りを踏まえて対応できます。顧客情報が表示されないときは、営業電話と判断して電話に出ない選択も可能です。

また従業員同士で「顧客対応メモ」を共有できるため「前回の受電時は断ったが、担当者がこの営業には興味を示していた」というケースでも柔軟な対応ができます。

必要な営業電話を見分けられる「カイクラ」の資料は、下記からダウンロードできます。

まとめ：新人も営業電話の断り方を知れば堂々と対応できる

営業電話を断るときは、クッション言葉を活用して角が立たないように断りましょう。「恐れ入りますが」「せっかくですが」などのクッション言葉を活用すると、柔らかい印象を与えられるため、相手を不快にさせにくいです。

新人の方が営業電話をうまく断るには、事前の準備が欠かせません。会社として営業電話にどのように対応していくべきか統一し、シミュレーションしておきましょう。

準備のひとつとして、受電時に営業電話かどうかを見極められるツールを導入するのも有効です。「カイクラ」は従業員同士で共有できるメモ機能もあるため、過去のやり取りを踏まえて対応できます。

従業員の負担を軽減できる「カイクラ」が気になる方は、下記から詳細をご覧ください。