【今すぐ解決】電話で声が聞こえないときの対策7選と原因を解説

電話中に、相手の声が聞こえずに困った経験はありませんか？とくにビジネスシーンでの電話は、聞こえなかったことが機会損失につながる恐れもあるため、対処法を知っておくことは大切です。

そこでこの記事では、固定電話やスマートフォンで相手の声が聞こえない場合の対策を紹介します。

もともと電話対応に苦手意識がある人は「声が聞こえなかったらどうしよう」と不安になることもあるのではないでしょうか。電話対応する際に電話対応マニュアルがあれば、どのような対応をすればいいかわかるので苦手意識を軽減することが可能です。

カイクラでは電話対応マニュアルをご用意しております。電話対応マニュアルを確認したい方は、無料でダウンロードできますので、お気軽に下記よりご確認ください。

電話対応で声が聞こえないときの対策7つ

電話対応で声が聞こえない場合には、以下の7つの対策が有効です。

1. 通話音量を上げる
2. スピーカー部を掃除する
3. Bluetoothデバイスの接続を切る
4. イヤホンの接続を見直す
5. 場所を移動する
6. 声が聞こえないことを伝える
7. 別の方法で連絡を取る

原因によって対処法が変わるので、それぞれ確認していきましょう。

【対策1】通話音量を上げる

電話の通話音量を知らないうちに小さくしている可能性もあります。

とくにスマートフォンの場合は、ポケットのなかに入れているときなど、意図しない形で音量を小さくしているかもしれません。固定電話の場合でも、気がつかないうちにミュートボタンを押してしまっている可能性があります。

まずは、相手先に断ってから音量が小さくなっていないか確認しましょう。

確認して、小さくなっていた場合には、聞こえる音量まで大きくしてください。

【対策2】スピーカー部を掃除する

スピーカー部が汚れていたり、ゴミやほこりが溜まっていると音量が大きくても聴こえない恐れがあります。まず、音量を確認して音量に問題ない場合には、スピーカー部の汚れを疑ってみましょう。

音量の確認よりもより詳細な確認が必要なため、以下のように相手に断って一旦電話を切って確認しましょう。

声かけをして、電話を切った後に、目視でスピーカー部を確認して汚れがないか確認してください。汚れが原因の場合は、簡単に清掃して改善されるケースもあります。

清掃が終わったら、まずは内線などで音量に問題ないか確認しましょう。

【対策3】Bluetoothデバイスの接続を切る

とくにスマートフォンの場合で、Bluetoothデバイスに接続したままになっているとスピーカーから音声が聞こえない場合もあります。

音声がまったく聞こえない場合には、接続先を確認しましょう。接続先を確認してBluetoothデバイスにつながっている場合は、一旦接続を切って電話対応するようにしてください。

【対策4】イヤホンの接続を見直す

イヤホンの接続不良の可能性もあります。ケーブルタイプの場合は、一度外してもう一度挿し直してみると聞こえる場合もあります。

ただし、イヤホン自体の故障の場合にはなおらない場合もあるので、試してみてダメな場合にはイヤホンを交換するなどの対策を行いましょう。

Bluetoothイヤホンの場合にはペアリングをやり直すと解消される場合もあるので、試してみてください。

【対策5】場所を移動する

電話機自体やイヤホンに問題がない場合は、環境が問題の場合もあります。とくにスマートフォンで声が途切れたりする場合は電波がよくない可能性を考えましょう。

自分の電波が悪い場合には、場所を移動して電波状況のよいところでかけ直すようにしてください。相手の電波状況が悪そうなときは失礼にならない言い方で移動をお願いします。

とくに相手の電波が悪い可能性があるときには、配慮した言い方が大切です。特にビジネスの電話では、相手に非があるような言い方は避けてください。

【対策6】声が聞こえないことを伝える

電話機や電波の影響でもなさそうなときには、相手側に問題があって声が聞こえない可能性があります。もし相手にはこちらの声が聞こえている場合、相手に声が聞こえないことを伝えることで解決するかもしれません。

もし時間が経っても聞こえないままの場合、こちらから折り返し連絡することを提案しましょう。電話の相手がわからない場合は、かけ直してもらうようお願いします。

【対策7】別の方法で連絡を取る

どうしても電話の声が聞こえない場合には、SMSやメールなどの方法に切り替えることも検討しましょう。このときに便利なのが、コミュニケーションプラットフォームの「カイクラ」です。

声が聞こえない状態でも、顧客情報は一元管理されていて相手の電話番号がわかるため、こちらからかけ直しすることもできます。SMSを使って「電話が聞こえないこと」を伝えられ、改めて電話する日程を決められるのも便利な機能のひとつです。

顧客情報が一元管理できて、誰からの電話なのか確認できるカイクラの詳細を確認したい方は、以下よりご確認ください。

電話対応で聞こえない原因4つ

電話対応で聞こえないときには、どのような原因があるのでしょうか。ここでは、以下の4つの原因を解説します。

1. 電話機に不具合がある
2. 電波が悪い
3. 周りの環境が騒がしい
4. 相手の声が小さい

それぞれ詳しくみていきましょう。

【原因1】電話機に不具合がある

声が聞こえない原因としてよくあることが、電話機の不具合です。

具体的には、以下の不具合が生じている可能性があります。

• 知らないうちに通話音量を小さくしている
• スピーカー部が汚れている
• イヤホンの接続が上手くできていない
• Bluetoothデバイスに接続したままになっている
• インターネット接続の不具合

電話機に問題があるときに、すぐに調べられるように、チェックリストを作っておくのもおすすめです。

電話機に不具合が見つからず「特定の相手の声だけ聞こえない」場合には、相手の電話機の不具合の可能性も考えられます。

【原因2】電波が悪い

自分や相手の電話状況が悪いことが原因で、声が聞こえないケースもあります。

もし自分が外出先の場合は、「電波が悪くて声が聞こえないこと」を伝えつつ、その場を移動しましょう。相手に電波が悪いことが伝わらなくても仕方ありません。

移動しても解消されない場合は、電話をかけ直したり、他の方法で連絡を取ったりします。このときに、「電波が悪くて通話できなかったこと」を伝え謝罪することで、相手に嫌な印象を与えてしまうことを避けられます。

相手の電波が悪いことが原因の場合は、「大変申し訳ありません、電波状況が不安定となっているようです。」と伝えつつ、折り返しをお願いしてみましょう。

電波が悪いのが相手だった場合でも、相手のせいにしないことがポイントです。

【原因3】周りの環境が騒がしい

自分や相手の周辺環境が騒がしくて、声が聞こえないことも考えられます。

この場合は、声が完全に聞こえないというよりも「何か話していることはわかるものの聞き取れない」はずです。

自分の周辺が騒がしい場合は、移動するかかけ直しを提案してみましょう。相手の環境が騒がしい場合も、移動かかけ直しを依頼するしかありません。

声かけ例を参考に、相手に不快な思いをさせないように声かけをしてかけ直ししましょう。

【原因4】相手の声が小さい

対策6でも紹介したように。相手の声が小さすぎて聞こえないケースも考えられます。

「大変恐れ入りますが、お電話が遠いようでして……。」のように伝えたうえで、「もう一度お願いできますか？」と依頼してみましょう。ビジネスの電話の場合は、「声が小さい」など、相手に非があるような表現は避けることが無難です。

電話対応で聞こえなくても安心できるカイクラのメリット3つ

電話対応で聞こえないときにも、コミュニケーションプラットフォームのカイクラを導入していれば、他の方法で対応できるため安心です。

具体的にどのように対応できるのか、カイクラ導入のメリットを3つ紹介します。

1. 着信時に名前が聞こえなくても顧客情報がわかる
2. SMSでの連絡に切り替えられる
3. 自動録音機能があるから聞こえなくても後から聞き直せる

それぞれ詳しくみていきましょう。

【メリット1】着信時に名前が聞こえなくても顧客情報がわかる

着信時に声が聞こえない場合、相手の名前や電話番号を聞くことができないためこちらからかけ直すことができません。ですが、カイクラを導入すれば着信時に誰からの電話であるかポップアップ表示されるため、名前や電話番号を聞かなくてもこちらから折り返しの電話が可能です。

過去のやり取りの履歴も確認できるため、用件を予想した上で電話して相手の要望をスムーズに対応することもできます。

【メリット2】SMSでの連絡に切り替えられる

電話で相手の声が聞こえないとき、かけ直せば相手の声が聞こえるようになるとは限りません。もしも、相手にもこちらの声が聞こえていない場合、コミュニケーションがまったく取れない状態になってしまいます。

カイクラを導入していれば、会社の番号でショートメッセージを送信できます。会社の番号で送れるため、相手に不信感を与えません。

また、SMSは開封してもらえる可能性が高いため、「声が聞こえなかったため電話を切ったこと」や「解決したらかけ直す旨」などを相手に伝えられます。

一旦、SMSで電話で声が聞こえなかったことを伝えておけば、なぜ会話できなかったのか相手にも伝わるので不快になる可能性も少なく安心です。

【メリット3】自動録音機能があるから聞こえなくても後から聞き直せる

カイクラには自動録音機能があります。もしも声が聞こえなかった場合でも、通話録音を後から聞き直すことが可能です。

とくに、一部分だけ聞こえなかった場合など、自動文字起こしを確認すれば、時間をかけずに確認できます。

とくに外出先で電話にでたときも、通話録音できるので周囲がうるさくて聞こえない場合にも録音で後から聞き直すことが可能です。

まとめ：電話対応の「聞こえない」は仕組みで対処しよう！

電話で声が聞こえない主な原因は、電話機の不具合や電波状況、周辺環境です。

「聞こえない」とかけ直しの対応でラリーが増えると、業務が増えてしまいます。しかし電話業務を効率化できるシステムを導入すれば、手間と時間の削減が可能です。

たとえばカイクラは、着信時に顧客情報がポップアップ表示されるので、電話にでる前に着信番号や会社名、担当者名がわかります。電話が聞こえなかったり、途中で切れてしまったりした場合でも、相手の電話番号がわかればこちらからのかけ直しが可能です。

また、通話を自動で録音できるので、途中で聞こえない部分があっても、前後の通話内容を確認して話の全貌を把握できる可能性があります。

「電話が聞こえなくてもスムーズに業務を進めたい」とお考えの方は、以下よりカイクラの詳細をご覧ください。