電話の文字起こしツールおすすめ10選！メリットや選び方も解説

電話対応の取り次ぎミスの防止や情報共有には、文字起こしが有効です。とはいえ、どのようなツールを導入すればいいかわからないと悩んでいる方もいるのではないでしょうか。

そこで、本記事では電話の文字起こしがテレワークの課題解決になる理由からメリット、ツールを選ぶときのポイントについてお伝えします。記事の後半では、おすすめの文字起こしツールもあわせて紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。

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カイクラは自動で通話を録音してくれるコミュニケーションプラットフォームです。録音した通話内容を文字起こしする機能もあり、社内で情報を一元管理できます。文字起こしもできるカイクラの詳細について知りたい方は、以下よりご確認ください。

電話対応の内容を文字起こしすることで得られるメリット6つ

電話の自動テキスト化ツールを導入し、電話対応の内容を文字起こしするメリットは6つあります。

電話の自動テキスト化ツールを導入し、電話対応の内容を文字起こしするメリットは図に示した6つです。

とくにクレーム対応など「言った言わない」になりやすい場面で、正確に内容を反映できる文字起こしは大きな効果を発揮します。それぞれ詳しくみていきましょう。

【メリット1】通話内容の共有を効率化できる

電話の自動テキスト化ツールを導入することで、お客さまとの電話内容の共有が効率化できます。

電話内容を社内で共有する場合、電話で話した文章をメモに書きおこして共有する必要があります。そのため、電話での会話は、聞き間違いや理解の相違が生じやすく、メモを取る際に情報が正確に書き起こせないことがあるため、「むずかしい」と感じる人がいます。

電話の自動テキスト化ツールを導入することで、ツールが読み取ってくれたテキストを送信するだけでスムーズに情報を社内に共有できます。

電話内容の共有業務を効率化することで、他の業務に時間を割くことが可能です。

【メリット2】属人的な顧客対応を避けられる

電話の自動テキスト化ツールを導入することで、属人的な顧客対応を避けることができます。

顧客との電話対応は、対応した社員と顧客との属人的な関係に終わりがちです。社内で顧客との電話情報を共有していないと、他の社員が対応した際に何も情報がない状態で接客することになります。

社内全体で顧客情報を共有しておくことで、どの社員が電話に出ても顧客とのコミュニケーションをスムーズに進めることができます。

【メリット3】新人教育や指導を効率化できる

自動化によって得られたテキストは、新入社員の教育に利用できます。新入社員に向けてさまざまな教材を用意しますが、もっとも参考になる教材は先輩が実際に対応した電話での応対です。

電話対応の経験がない新人でも、先輩の電話対応をテキストで視覚化することで電話対応の流れがつかみやすく、実際の電話対応をする前により実践的な内容を学ぶことができます。

すぐに電話対応や営業に新人社員を立たせたい企業は、電話内容を自動でテキスト化する方法がおすすめです。

【メリット4】社内における打ち合わせの議事録メモにも使える

電話対応の自動テキスト化を含んだツールは、社内での議事録メモにも活用できます。2020年はコロナウイルスの影響もあり、テレワークを導入する企業が増加しました。

テレワークの導入と同時に、電話ツールを使った会議をする企業も増えています。

非対面の会議においても、会議の振り返りができるような議事録の作成はもちろん重要です。

電話の自動テキスト化ツールを活用することで、会議の内容を自動的にメモできて議事録作成の手間が省けます。

【メリット5】クレーム対応も迅速かつ的確な状況が把握できる

電話の内容を文字起こしすることで、顧客からのクレームにも迅速な対応が可能です。電話で顧客からクレームが来たとき、通常であれば「過去にどのようなやり取りをしたのか」を把握するまでに時間がかかってしまいます。

クレームで興奮している相手に状況確認をする際、場合によっては「情報共有がされていない！」と火に油を注いでしまうこともあるでしょう。

この場合、電話内容の文字起こしがあればどうでしょうか。電話が来たときに過去のやり取りなどをすぐに確認できるので、スムーズな対応が可能となります。

クレーム対応時の電話対応を文字起こしすれば、ベテラン社員の対応の流れをマニュアル化することも可能です。クレーム対応マニュアルを作成することで、上司や同僚などと対応に関する認識を合わせることができ、より品質の高い電話対応に役立つでしょう。

カイクラではクレーム対応に役立つ「クレーム対応ノウハウ」を無料で配布しています。クレーム電話が来たときの対応の流れや対処法についても紹介していますので、クレーム対応のマニュアル作りの参考にしてください。「クレーム対応ノウハウ」は以下より、お気軽にダウンロードできます。

【メリット6】電話対応に集中できる

電話内容の文字起こしデータがあることで、通話終了後でも通話内容を正確に把握できるので「電話対応中にメモを取らなくてもいい」というメリットがあります。

電話対応に不慣れな新入社員や電話が苦手な方もいます。用件を正しく把握できなかったり、聞く・書くが同時にできずにメモに要点をまとめられなかったりして、社内に正確な情報を伝達できないことも少なくありません。

電話対応は、用件を正確に把握したうえで、臨機応変で迅速な対応が求められます。顧客を待たせてしまった場合、クレームにつながりかねません。

そのような場面で、電話内容の文字起こしが解決策となります。メモを取らずに自動で電話内容をテキスト化することで、電話対応が不慣れであっても通話に集中でき、丁寧な接客につながるでしょう。

通話内容を文字起こししてくれるツールを選ぶ際のポイント5つ

通話内容を文字起こしするツールはいろいろありますが、選ぶときに悩む方も多いのではないでしょうか。

文字起こしを選ぶ際のポイントは図にある5つです。とくに音声認識の精度は文字起こしの質に関わってくるため重要なポイントです。それぞれ詳しくみていきましょう。

【ポイント1】音声認識の精度

電話の音声をテキスト化する以上、音声を認識する精度が高くなければいけません。音声認識サービスはチューニング機能や専門用語の登録機能などの有無がポイントです。

音声認識サービスは決して万能ではなく、利用環境によって音声の認識率が変化します。電話の音声は、対面で話す際の音声よりも音質が低く、電話音声をテキスト化するのは難しいです。

そのため、AIによってチューニングしてくれるサービスや専門用語やフレーズを登録できる音声認識エンジンが搭載されているサービスがおすすめです。

【ポイント2】データ管理の安全性

顧客との電話内容を扱う以上、データ管理の安全性も重要です。クラウドにデータをあずける形式のサービスが多いため、セキュリティ対策の説明がなされているかを確認しましょう。

サービスによっては、保存したテキストデータの自動削除などのセキュリティ機能が充実しているサービスもあるため、安全性についてどこまでこだわっているかをチェックしてサービスを選ぶようにしましょう。

【ポイント3】サービス導入のためのコスト

電話の自動テキスト化ツールのサービスを導入するにはコストがかかります。大企業であれば、ツールにかけるコストを多くしても良いですが、中小企業ではかけられるコストはそう多くありません。

とくに中小企業はサービス導入にかけられるコストが限られているため、無理のない予算の中でサービスを導入する必要があります。

コストに見合ったサービスを導入するためにも、

• なんのためにサービスを導入するのか
• どのような効果が期待できるのか

などを具体的にイメージしてからコストを算出することをおすすめします。

【ポイント4】文字起こしした内容を分析する機能の有無

文字起こしした内容（文章）を、分析できる機能があるかどうかも注目しましょう。

たとえば、通話中によく出てくる特定のワードを分析できると、マーケティングや電話対応の改善など、事業に効果的に活用できます。

文字起こしだけではなく「ほかの業務改善にも活かせるツールか？」という視点で導入すれば、より品質の高い顧客対応につながり、事業の発展に役立つでしょう。

【ポイント5】顧客情報との連携機能の有無

文字起こししたデータをSFA（営業支援システム）やCRM（顧客管理システム）と連携することで、マーケティングにも活用できます。

また顧客情報と連携させて一元管理できるシステムであれば、情報検索や管理が容易になります。具体的な活用例としては、文字起こしが顧客情報に紐づいているので、問い合わせやクレーム対応時に顧客名で検索すれば、詳細をうかがわずに内容が把握可能です。

たとえばカイクラでは、AIが文字起こししたテキストを要約する機能があります。聞き取りにくい音声でも高い精度でテキスト化します。

さらに、怒りや信頼などの相手の感情を判断する機能も搭載しているので、視覚的な通話内容の把握が容易です。

カイクラは、文字起こしするだけではなく感情の可視化や特定のキーワードでも会話を抽出できるので、目的に合わせた活用が可能です。

【目的の具体例】

• 感情の可視化により電話対応品質を評価し、改善点をみつける
• キーワード検索によりコンプライアンス違反である可能性の通話を特定する
• キーワード抽出で顧客ニーズを分析し、マーケティングに活かす

AIの機能も活用して目的に合わせた活用をお考えの方は、以下よりカイクラの詳細をご確認ください。

通話内容を文字起こししてくれるおすすめのツール10選

電話内容を文字起こしできるおすすめのツールは図にある10個です。それぞれの特徴やポイントについて解説しています。ぜひ、参考にして自社にあったツールを検討してください。

【ツール1】カイクラ

カイクラは、株式会社シンカが提供している顧客情報を一元管理できるコミュニケーションプラットフォームです。着信時にパソコンやスマホの画面に顧客名や対応履歴、メモなどの顧客情報が自動で表示されます。

自動録音機能も搭載されており、電話内容をテキスト化・記録します。また、ビデオ通話機能やSMS配信、チャットボットなど、顧客のさまざまな状況・用途にあわせて利用可能なツールです。

リモートでの営業電話や、CSでの顧客対応でも使用できます。

ツール名	カイクラ
機能	自動で通話をテキスト化 顧客情報を一元管理 感情ラベリング機能搭載 特定ワードを検出し強調表示 AI要約機能で内容把握を効率化
料金	・初期費用：181,000円〜・月額費用：31,000円〜

【ツール2】pickupon

pickuponは、pickupon株式会社が提供しているAIを搭載したクラウドIP電話です。電話内容を自動で録音・テキスト化し、CRMやSF、チャットツールなどの外部ツールに記録できます。

クラウド電話を頻繁に利用する企業におすすめです。

ツール名	pickupon
機能	自動で通話をテキスト化 顧客との通話電話内容から重要箇所をピックアップ CRMツールと連携が可能 電話機能なしのデータ管理アカウントは無料で利用可能
料金	初期費用：無料 月額料金：6,000円～

【ツール3】MiiTel

MiiTelは、株式会社RevCommが提供している電話営業を可視化するクラウドIP電話です。

録音やテキスト化機能のほか、架電数や商談数などをデータ化する機能や、AI音声解析機能も搭載されています。電話内容から話し方や特徴をデータで可視化できるため、改善のためのフィードバックや社内教育にも役立ちます。

営業電話業務にて、できるだけコストをかけずに自動テキスト化ツールを導入したい企業におすすめです。

ツール名	MiiTel
機能	AI音声解析機能で話し方を分析できるため、教育や改善に活用可能 CRM連携機能によって、顧客管理の課題を解決 PCとネット環境さえあれば導入が可能
料金	初期費用：無料 月額料金：5,980円～

【ツール4】MOT/TEL

MOT/TELは、株式会社バルテックが提供する、電話業務を効率化する法人電話サービスです。

スマートフォンや自宅のパソコンでも、会社の番号で受発信することが可能です。また、全国各地にクラウドサーバーが設置してあり、安定した音質で通話できます。オプション機能で電話内容を自動で録音・テキスト化ができます。

リモートワークが多い企業におすすめです。

ツール名	MOT/TEL
機能	既存の電話番号を利用できる 専用データセンターを全国各地設置しているため、安定した音質 CRM連携可能
料金	初期費用：29,800円～ 月額料金：4,980円～

【ツール5】Comdesk Lead

Comdesk Leadは、株式会社Widsleyが提供している、営業活動をサポートするCTIシステムです。携帯回線から発信できる特徴があり、インターネット回線なしでも使用できます。

電話内容をすべて録画・テキスト化可能で、CRMと連携すると自動で履歴を作成できます。

携帯端末があれば利用可能なため、テレワークが多い企業や外回りする営業職が多い企業におすすめです。

ツール名	Comdesk Lead
機能	営業業務のサポート機能が充実 SMSの送受信可能 CRM連携可能
料金	初期費用：要問い合わせ 月額料金：6,000円～

【ツール6】COTOHA Voice Insight

COTOHA Voice Insightは、エヌ・ティ・ティ・コミュニケーションズ株式会社が提供している、AIによる通話音声テキスト化サービスです。コンタクトセンター向けとNTTドコモもモバイル通話をテキスト化する2つのプランが用意されています。

ビジネス通話プランはNTTドコモのモバイル回線を利用している方向けのサービスとなっています。

ツール名	COTOHA Voice Insight
機能	AIによる音声認識と通話の可視化 音声マイニングプラン ビジネス通話プラン
料金	要問い合わせ

【ツール7】AmeyoJ

AmeyoJは、株式会社アイ・ピー・エス・プロが提供するコールセンターシステムです。

コールセンター業務のサポートに特化したシステムで、電話内容の録音・テキスト化はもちろん、応対履歴の閲覧や架電状況をリアルタイム表示機能などがあります。

コールセンターや電話営業をおこなう企業におすすめのシステムです。

ツール名	AmeyoJ
機能	コールセンターの業務効率化に特化したシステム 電話対応の業務改善となる多数の分析機能がある CRM連携可能
料金	初期費用：0円～ 月額料金：要問い合わせ

【ツール8】ForeSight Voice Mining

ForeSight Voice Miningは、NTTテクノクロス株式会社が提供するコールセンター向けAIソリューションです。

コールセンターにおける膨大な料の通話音声を定量的・客観的に分析することで、企業の経営課題を解決します。

コールセンターにおすすめのシステムです。

ツール名	ForeSight Voice Mining
機能	AIを活用した高精度な音声認識 高度な感情分析技術 必要な機能をオールインワンで提供
料金	要問い合わせ

【ツール9】transpeech

transpeechは、トランコスモス株式会社が提供するコンタクトセンターの課題解決支援サービスです。

自動で対話のサマリーを出力し後処理を大幅に効率化します。

音声認識の導入から運用までワンストップでの提供を希望する企業におすすめのサービスです。

ツール名	transpeech
機能	音声を文字に起こし問題解決を促進 AIと連携し複雑な文章もチェック 声に乗った感情を可視化し潜在的なニーズや不満をフォロー
料金	要問い合わせ

【ツール10】Notta

Nottaは、Notta株式会社が提供する自動駅に音声を文字起こしするツールです。

音声ファイルや動画ファイルなど、1時間の音声を5分で文字起こし、要約する機能があります。

通話録音以外でも、音声ファイルやWeb会議の文字起こしも可能なため、色々な場面で使いたい方に向いています。

ツール名	Notta
機能	会議をしながら議事録が作成できる 蓄積した音声・テキストデータの検索ができる 録音・画面録画・モジデータをオンラインで共有できる
料金	初期費用：0円～ 月額料金：0円～

電話内容の文字起こしはテレワークの課題解決にもつながる

電話内容の文字起こし（自動テキスト化）は、テレワークにおける課題解決にもつながります。2020年から新型コロナウイルス感染症の影響によるテレワークの増加に伴い、業務のオンライン化が進み、電話を利用する機会も増加しました。

しかし、テレワークによる営業活動を開始したものの、業務に課題を感じている企業も少なくありません。

株式会社マツリカが実施した調査によると、営業活動のオンライン化による課題は以下の図のようになりました。

「案件情報や営業活動の共有・可視化」が2番目に入っており、営業活動における情報共有は課題とわかります。

電話の自動テキスト化のツールを利用することで、この課題を解決し、業務効率化につながります。

まとめ：電話対応の内容を文字起こしして、社内の効率化をはかろう

電話対応の内容を文字起こしすることによって、通話内容の共有が容易にできるため社内の業務効率化につながります。

電話内容を文字起こしするツールの導入は、電話業務の効率化はもちろん、顧客との信頼構築に役立ちます。電話による商談や問い合わせ対応、クレーム対応などにも活用可能です。

本記事でも紹介した、電話業務の効率化をサポートする「カイクラ」の機能詳細は、以下よりご覧いただけます。

電話内容の文字起こしはもちろん、音声録音機能や顧客情報をポップアップで画面に表示する機能など、電話対応の品質向上につながる機能が豊富です。詳細については、以下をご覧ください。