営業電話の断り方を例文つきで解説！新規・既存・しつこい営業への対応方法

「しつこい営業電話、どう断ればいいのかわからない」
「つい、あいまいな返事をしてしまって、何度も電話がかかってくる……」
とお困りではありませんか。

営業電話は、知っておくべきポイントを押さえればスマートに断ることができます。

本記事では、営業電話をきっぱりと断るための方法を例文つきで解説します。この記事を読めば、相手を尊重しながらも、きっぱりと断れるスキルを身につけられます。ぜひご覧ください。

しつこい営業電話への対策は、社員のスキルだけではなく顧客管理ツール・自動通話録音ツールでも解決できることがあります。

コミュニケーションプラットフォーム「カイクラ」には、受電時に顧客情報が表示される機能を搭載しているため、営業電話を登録しておけば、全社員で情報を共有でき効率的な対応が可能です。

もし、電話業務に関して全社的な対策が必要な場合は、カイクラにご相談ください。

営業電話への丁寧な断り方って？よくある3つのケース

営業電話の上手な断り方を、よくある3つのシーンにわけて紹介します。

1. 新規営業の場合
2. 既存取引先からの場合
3. しつこい営業の場合

スムーズに断れるように、今回紹介するフレーズを覚えましょう。

【ケース1】新規営業の場合

新規でかかってくる営業電話は、早い段階での見極めがポイントです。

担当者名を名乗らない場合や、社長や部長などの役職名だけで取り次ぎを求める場合など、営業電話の可能性があると気付いたら、まずは具体的な用件を聞くようにしましょう。

もし、電話でのセールス文句が続く場合は、意思がないことをストレートに告げるのもひとつの手です。

より丁重な対応がしたい場合は、以下のように社内方針を理由として添えると、相手も納得しやすくなります。

毅然とした対応を心がけることで、相手も引き下がりやすくなります。無駄なやり取りを減らすためにも、これらのフレーズを覚えておき、スムーズに断れるようにしましょう。

【ケース2】既存取引先からの場合

ケース2では、既存の取引先から追加営業が来た場合のお断りフレーズを紹介します。

既存取引先とは、これまでの関係性を考慮した対応が求められます。

そのため、まずは提案いただいたことに感謝を示し、そのうえで明確な理由を添えてお断りするようにしましょう。

社内で一度検討した結果を伝えるのも誠実な印象を与えます。

もし、予算の都合が合わなかった場合には、正直に状況を伝えることも大切です。

いずれの場合も、現在の取引関係を大切にする姿勢を示せば、円滑なコミュニケーションを保つことができます。

【ケース3】しつこい営業の場合

繰り返し電話がかかってくる場合や強引な営業への対応には、より踏み込んだ姿勢が必要です。

まずは、はっきりと不要である旨を伝え、再架電を防ぐフレーズを紹介します。

それでも勧誘が続く場合は、「特定商取引法」に基づく対応をおこないましょう。

以下のとおり、「特定商取引法」では、契約の意思がないことを伝えた後の勧誘継続や再勧誘は法律違反とされています。違反した場合は業務停止命令や行政処分の対象となります。

1.再勧誘の禁止（法第17条）
特定商取引法は、電話勧誘販売に係る契約等を締結しない意思を表示した者に対する勧誘の継続や再勧誘を禁止しています。

引用：特定商取引法ガイド

法的な観点から指摘する際の例文は次のとおりです。

このような対応は最終手段として、社内マニュアルに記載しておくことをおすすめします。

また、シンカでは、電話対応マニュアルを無料で配布しております。もしお手元にベースとなるマニュアルがない場合は、お気軽にダウンロードのうえご活用ください。

営業電話をスムーズに断るためのポイント3つ

営業電話をスムーズに断るために押さえておきたいコツを3つに絞りお伝えします。

1. 早めに断る
2. 相手を尊重して断る
3. あいまいに返事をせずはっきり断る

いずれもすぐに実践できるものばかりです。ひとつずつ解説をみていきましょう。

【ポイント1】早めに断る

営業電話は、受電者が気づいた時点で早めに断るのが効果的です。

黙って話を聞き続けると、相手のペースで話が進み、結果的に断る機会を逃してしまう可能性があるからです。

また、長引くほど雰囲気的にも断りにくくなり、根負けしてアポの約束をしてしまうこともあります。

営業電話かどうかを見分けるポイントとしては、以下の特徴が該当します。

とはいえ、なかには「相手に悪い」と考えて話を聞き続けてしまう方もいるのではないでしょうか。

しかし、断るつもりの提案を聞き続けることは、相手にとっても生産性がなく、お互いの時間を無駄にしてしまうだけです。むしろ、きっぱりと意思表示をしたほうが、お互いにとって効率的な対応といえます。

【ポイント2】相手を尊重して断る

営業電話に対して気をつけたいことは、相手の感情に配慮した対応です。

たとえ相手がしつこい場合でも、ガチャ切りや暴言は社会人としてマナー違反であり、会社の信用問題にも関わります。

相手に不快感を与えない断り方としては、以下の4つを意識しましょう。

とくに、クッション言葉は、押さえておきたい前置き言葉です。シビアになりがちな断り文句も柔らかく包み込んでくれるので、円滑なコミュニケーションには欠かせません。

クッション言葉について詳しくは以下の記事をご一読ください。

【ポイント3】あいまいに返事をせずはっきり断る

最後のポイントは、あいまいな返事を避け、はっきりとした理由を伝えることです。

たとえば、「今は忙しい」と一時的な理由で断ると、「では、後日改めて」「いつ頃であればよろしいでしょうか？」と切り返されてしまう可能性があります。

代わりに「社内方針で新規の営業はお断りしております」など、具体的かつ明確な理由を伝えられれば、相手はそれ以上提案を続けられなくなります。

とはいえ、営業電話に対し「きっぱりと断ることがストレス……」という社員は少なくありません。そこで、次の章では、個人のスキルレベルではなく会社としてできる対策を考えていきましょう。

しつこい営業電話対応への対策3つ

営業電話がしつこくかかって迷惑している場合に、会社として講じるべき対策を3つ紹介します。

1. 着信拒否設定をする
2. マニュアルを整備する
3. ツールやシステムを導入する

こうした組織的な対策は、社員の業務効率化とストレスの軽減へとつながります。ぜひ参考にしてください。

【対策1】着信拒否設定をする

最初の対策は、特定の電話番号を着信拒否にすることです。

これは、すでに相手の電話番号がわかっている場合、同じ電話番号から繰り返しかかってくる嫌がらせ電話などに効果があります。

多くの電話機やビジネスフォンで簡単に設定できるため、すぐに実践可能です。

ただし、非通知電話や新しい番号からの着信には対応できません。そのため、この後に紹介する他の対策と組み合わせて活用することをおすすめします。

【対策2】マニュアルを整備する

次に取り組みやすい対策は、電話対応マニュアルの整備です。

営業電話への対応方法を会社としてマニュアル化すれば、社員は「会社の方針として」と断りやすくなります。また、社員ごとの対応にばらつきが出ることを防ぎ、一貫した対応が可能です。

マニュアルには具体的な断り文句や対応手順を記載し、全社員で共有します。これにより、個々の社員が判断に迷うことなく、効率的な対応ができるようになります。

【対策3】ツールやシステムを導入する

電話業務効率化ツールやシステムの導入も、営業電話への有効な対策となります。

具体的なシステムは以下のとおりです。

これらのツールを組み合わせることで、社員の電話対応によるストレスを軽減させ、業務効率化や生産性向上へとつなげられます。

「とはいえ、どのツールを選べばいいの？」という方におすすめなのが、コミュニケーションプラットフォームのカイクラです。ここからは、カイクラについて紹介します。

営業電話への対策にもつながる！受電時に顧客情報がわかる「カイクラ」

カイクラは、営業電話対策としても活用できる顧客管理ツールです。

顧客情報の共有機能で、営業電話と判明した番号を登録しておけば、全社員で情報を共有できます。

また、受電時に顧客情報が自動表示される機能があるので、事前に営業電話だと判断でき、「営業電話に出ない」という対応も可能です。

さらに、特別な操作なしで自動録音・再生できる機能も搭載。事前に録音中である旨を伝えれば、トラブルの抑止効果が期待できるうえに、万が一の場合の証拠としても活用できる安心感があります。

営業電話への対応をスムーズにし、社員の業務効率や生産性を高められる「カイクラ」の資料は、以下のボタンよりダウンロードください。

まとめ：営業電話は断り方を覚えてスマートに対応しよう

営業電話には、毅然とした態度で断るのが最も有効です。丁寧に、かつ明確に断ることが、お互いにとってストレスのない電話対応になります。

本記事で紹介したフレーズを覚えて、状況に応じた適切な対応方法を身につけていきましょう。

また、「電話対応の品質向上に悩んでいる」「顧客管理を一元化したい」とお悩みの方は、顧客との対応履歴を残せてチームで共有できるカイクラが便利です。

具体的な活用方法や機能に関してなど、小さなことでもお気軽にご相談ください。