電話内容を自動テキスト化できるツールを紹介。メリットや選ぶ際のポイントについても徹底解説

「電話内容を自動でテキスト化してくれるツールは何を使えば良いのだろうか」

と感じている方。

顧客との電話において社内で共有しなければ行けない情報が多いです。しかし、メモを取りながら電話をするのは難しいですし、メモの内容を社内への共有情報として書き起こすのも一苦労です。

そんな時に自動テキスト化ツールを活用することで、社員の負担を軽減しながら社内での情報共有が可能です。

テキスト化した電話内容は、社内での共有事項に使えたりテキストを活かした社員の教育にも利用できます。

電話業務を効率化したいと考えている企業にとって、自動テキスト化のツールは必要不可欠です。

とはいえ、電話自動テキスト化のツールにどのようなものがあるのかはなかなかわかりにくいですよね。

そこで今回は

  • 電話対応の自動テキスト化はテレワークの課題解決にもつながる
  • 電話対応を自動テキスト化することで得られるメリット4つ
  • 電話の自動テキスト化ツールを選ぶ際のポイント3つ
  • 電話内容を自動テキスト化してくれるおすすめのツール3つ
  • ブライダル業界におすすめのデジタルトランスフォーメーションツール3つ

を紹介します。

まずは電話対応の自動テキスト化のメリットについて解説しますね。

電話対応の自動テキスト化はテレワークの課題解決にもつながる


電話対応の自動テキスト化はテレワークにおける課題解決にもつながります。

2020年はテレワークに移行した企業が多く、営業活動のオンライン化や社内会議によって電話を利用する機会が増えました。

テレワークによる営業を開始したものの、業務に課題を感じている企業も少なくありません。

ここからは、オンライン営業の課題について解説します。

オンライン営業の課題として「営業活動の共有・可視化」がランクイン

株式会社マツリカが実施した調査によると、営業活動のオンライン化による課題として以下の7つがあがりました。

【リモートワークにおける営業活動の課題】

  • オンラインでの商談や社内会議での意思疎通:44.9%
  • 案件情報や営業活動の共有・可視化:39.6%
  • 案件を進める上で必要な他部署との連携:34.8%
  • オンラインで商談や社内会議を行う設備が整っていない:29%
  • 他のメンバーの業務量がわからず仕事を依頼し難い:28%
  • 報告業務や会議時間の増加:19.3%
  • 顧客にオンライン商談のノウハウがない:3.5%

出典:PRTIMES「営業活動のリモートワークに関する調査結果を発表。約8割が「生産性が上がったとはいえない」。ツール導入後は「オンライン商談や社内間の意思疎通」が課題に」
https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000025.000015189.html

「案件情報や営業活動の共有・可視化」が2番目に入っており、営業活動における情報共有の重要性がわかります。

電話の自動テキスト化のツールを利用することでこの課題を解決でき、効率化につながります。

ここからは、電話対応の自動テキスト化することで得られるメリットについて解説しますね。

電話対応を自動テキスト化することで得られるメリット4つ


まずは、電話対応を自動テキスト化することで得られるメリットについて、

  1. 通話内容の共有を効率化
  2. 属人的な顧客対応を避ける
  3. 新人教育や指導の効率化
  4. 社内における打ち合わせの議事録メモにも使える

の順に解説します。

メリット1:通話内容の共有を効率化

電話の自動テキスト化ツールを導入することで、お客さまとの電話内容の共有が効率化できます。

電話内容を社内で共有する場合、電話で話した文章をメモして共有する必要があります。そのため、電話内容を社内で共有することに苦労する人が多いです。

電話の自動テキスト化ツールを導入することで、ツールが読み取ってくれたデキストを共有するだけでスムーズに社内に情報を共有できます。

電話内容の共有業務を効率化することで、他の業務に時間を割くことが可能です。

メリット2:属人的な顧客対応を避ける

電話の自動テキスト化ツールを導入することで、属人的な顧客対応を避けることができます。

顧客との電話対応は対応した社員と顧客との属人的な関係に終わりがちです。社内で顧客との電話情報を共有していないと、他の社員が対応した際に何も情報がない状態で接客することになります。

社内全体で顧客情報を共有しておくことで、どの社員が電話に出ても顧客とのコミュニケーションをスムーズに進めることができます。

メリット3:新人教育や指導の効率化

自動化によって得られたテキストは新入社員の教育に利用できます。新入社員に向けて様々な教材を利用して営業の教育などを用意しますが、もっとも参考になる教材は先輩が実際に対応した電話での応対です。

電話のテキストや録音を見ると、電話応対の流れがつかみやすかったり、クレーム対応を学ぶことができたりなど、新入社員がより実践的な内容を学ぶことができます

すぐに電話応対や営業に新人社員を立たせたい企業は電話内容を自動でテキスト化する方法がおすすめです。

メリット4:社内における打ち合わせの議事録メモにも使える

電話対応の自動テキスト化を含んだツールは、社内での議事録メモにも活用できます。2020年はテレワークの増加によって、電話ツールを使った会議をする企業が増えました。

非対面の会議においても、会議の振り返りができるような議事録の作成はもちろん重要です。

電話の自動テキスト化ツールを活用することで、会議の内容を自動的にメモできて議事録作成の手間が省けます。

社内でオンライン会議を頻繁に開催している企業は議事録メモのためにも自動テキスト化のツールを導入することをおすすめします。

電話の自動テキスト化ツールを選ぶ際のポイント3つ


続いて、電話の自動テキスト化ツールを選ぶ際のポイントとして

  1. 音声認識の精度
  2. データ管理の安全性
  3. サービス導入のためのコスト

の3つについて解説します。

ポイント1:音声認識の精度

電話の音声をテキスト化する以上、音声を認識する精度が高くなければいけません。音声認識サービスはチューニング機能や専門用語の登録機能などの有無がポイントです。

音声認識サービスは決して万能ではなく、利用環境によって音声の認識率が変化します。電話の音声は、対面で話す際の音声よりも音質が低く、電話音声をテキスト化するのは難しいです。

そのため、AIによってチューニングしてくれるサービスや専門用語やフレーズを登録できる音声認識エンジンが搭載されているサービスがおすすめです。

ポイント2:データ管理の安全性

顧客との電話内容を扱う以上、データ管理の安全性も重要です。クラウドにデータをあずける形式のサービスが多いため、セキュリティ対策の説明がなされているかを確認しましょう。

サービスによっては、保存したテキストデータの自動削除などのセキュリティ機能が充実しているサービスもあるため、安全性についてどこまでこだわっているかをチェックしてサービスを選ぶようにしましょう。

ポイント3:サービス導入のためのコスト

電話の自動テキスト化ツールのサービスを導入するにはコストがかかります。大企業であれば、ツールにかけるコストを多くしても良いですが、中小企業ではかけられるコストはそう多くありません。

特に中小企業はサービス導入にかけられるコストを限られているため、自社の身の丈にあったサービスを導入する必要があります。

コストに見合ったサービスを導入するためにも、

  • なんのためにサービスを導入するのか
  • どのような効果が期待できるのか

などを具体的にイメージしてからコストを算出することをおすすめします。

電話内容を自動テキスト化してくれるおすすめのツール3つ


最後に、電話内容を自動テキスト化してくれるおすすめのツールとして

  1. MiiTel
  2. pikupon
  3. カイクラ

の3つについて解説します。

ツール1:MiiTel

MiiTelは株式会社RevCommが提供している電話営業を可視化するクラウドIP電話です。

  • 電話内容を自動録音と自動文字起こし
  • CRM連携機能によって、顧客管理の課題を解決
  • PCとネット環境さえあれば導入が可能

営業コールについて、できるだけコストをかけずに自動テキスト化ツールを導入したい企業におすすめです。

ツール2:pikupon

pikuponはAIを搭載したクラウドIP電話です。

  • 顧客との通話内容から重要箇所をピックアップ
  • CRMツールと連携が可能
  • 電話機能なしのデータ管理アカウントは無料で利用可能

クラウド電話を頻繁に利用する企業におすすめです。

ツール3:カイクラ

カイクラは、顧客情報を一元管理でき、リモートでの会社電話受電から、営業電話やCSでの顧客接点での電話や、さらにビデオ通話機能やSMS配信やチャットボットなど顧客のさまざまな状況・用途に合わせて利用できる情報管理ツールです。

  • お客様情報を表示しながら、電話対応が可能
  • 電話の録音と自動テキスト化ができる
  • スマートフォンやタブレットなど、様々なデバイスで利用可能

電話対応のみならず、社内での顧客情報の共有を効率化したい企業におすすめです。

電話内容を自動テキスト化して、社内の効率化をはかる

今回は電話内容を自動でテキスト化してくれるツールを紹介しました。

おさらいすると、テレワークが進んでいる世の中において、電話内容の自動テキスト化は業務の効率化につながります。

電話対応に自動テキスト化ツールを導入することで以下のようなメリットが得られます。

  1. 通話内容の共有を効率化
  2. 属人的な顧客対応を避ける
  3. 新人教育や指導の効率化
  4. 社内における打ち合わせの議事録メモにも使える

続いて、電話の自動テキスト化を選ぶポイントとして以下の3つを解説しました。

  1. 音声認識の精度
  2. データ管理の安全性
  3. サービス導入のためのコスト

最後に電話内容を自動でテキスト化するおすすめのツールとして以下の3つを紹介しました。

  1. MiiTel
  2. pikupon
  3. カイクラ

電話による商談を効率化するためにも自動テキスト化ツールの導入を検討しましょう。

また、テレワークにおいて固定電話での対応を課題ととらえる企業も少なくありません。

テレワークにおける社内の固定電話について、詳しくは「リモートワーク・テレワークにおける固定電話の対応。状況別おすすめサービスも紹介」をご一読ください。

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