コールセンターをはじめとして、通話録音システムを導入する企業が多くあります。オフィスやコールセンターでの電話を通話録音することで、大切な情報の聞き漏らしやクレーム防止、電話応対の質向上などさまざまな効果を期待できます。
通話録音の導入方法のひとつに、クラウド型通話録音システムがあります。
クラウド上にサーバーを設置する通話録音システムで、コストやスペース面でメリットが多いです。本記事では、クラウド型通話録音システムをピックアップ・比較していきます。
選び方や注意点なども合わせて確認していきましょう。
クラウド型通話録音システムの特徴
まずクラウド型通話録音システムの特徴をおさえていきましょう。
クラウド型通話録音システムは、サーバー機器を必要とするオンプレミス型と違い、クラウド上にサーバーを設置するため、コストやスペース、データ確認方法にメリットがあります。
3つの特徴に絞って解説していきます。
導入コストが低い
クラウド型通話録音システムは、クラウド上にサーバーがあり、通話録音に利用するサーバー機器が必要ありません。サーバー機器の設置や配線などの設置工事も省くことができ、オンプレミス型に比べて導入コストをおさえることができます。
また、サーバーの設置場所を気にする必要もありません。スペースが限られたオフィスでも、クラウド上にサーバーを置くため、スペースに影響されず導入できます。工事が必要ないことで利用開始までの時間も早く、すぐ通話録音システムを利用したいという企業にもおすすめです。
複数拠点に通話録音環境を構築できる
クラウド上にサーバーを設置することで、複数拠点の通話録音を集約できます。これまでの通話録音システムは拠点ごとにサーバーの設置や工事が必要でした。クラウド型通話録音システムの導入によって、コストやデータ管理の手間を減らし、効率よく通話録音環境を整えられます。
全国に拠点が複数ある企業や海外拠点がある企業は、クラウド型通話録音システムを検討してみましょう。
株式会社矢野経済研究所では、2019年1月に、2017年度のコンタクトセンターソリューション市場の調査結果や将来の展望を発表しています。
数値はコンタクトセンターソリューションを提供する事業者の売上高ベースです。
調査対象の商品・サービスには、ハードウェアやソフトウェアだけでなく、サポートサービスなども含まれています。
いつでもどこでも音声データを確認できる
クラウド型通話録音システムで録音された通話データは、クラウド上に一元管理されます。
スマートフォンやタブレットなどでサーバーにアクセスすることで、いつでもどこでも通話内容を確認できます。
通話データはファイルとしてダウンロードすることも可能です。
営業や出張などで社外にいても通話データを確認できるため、確かな情報を持って営業活動に臨むことができるでしょう。在宅勤務などのリモートワークを取り入れている企業にとっても、遠隔で通話録音・確認ができるなどうれしい特徴です。
クラウド型通話録音システムの選び方
クラウド型通話録音システムは、さまざまな企業から提供されていて、それぞれ特徴があります。どのクラウド型通話録音システムが最適なのか迷うこともあるでしょう。
そこで、オフィスに合ったクラウド型通話録音システムの選び方を3つピックアップしました。
導入を決める前に選び方をチェックしましょう。
オフィス規模に合ったシステムを選ぶ
クラウド型通話録音システムを選ぶ際は、オフィス規模をイメージしましょう。通話録音システムには、録音可能最大同時通話数や最大録音時間などが設定されていて、電話の稼働数や電話に要する時間をもとに、システムを選ぶ必要があります。
オフィスの電話の稼働率に合わないと、通話録音できない電話がでてきたり、より多くのデータ保存ができなくなったりします。通話データを活用する機会が多い場合は、オフィス規模に合ったクラウド型通話録音システム選びが不可欠です。
利用したい機能があるか確認する
クラウド型通話録音システムは、通話録音以外にもさまざまな機能がついています。自動音声応答や電話応対支援、スマートフォン内線化などの機能があり、システムによって搭載されている機能が異なります。
とにかく安く導入したい、機能が多くあるシステムが良いといった選び方をすると、機能が足りなかった、必要のない機能が多くコストパフォーマンスが悪いなど、後悔をしやすいです。自動音声応答を使って電話を効率よく分配したいなど、利用したい機能を明確にした上で、クラウド型通話録音システムの機能を確認しましょう。
管理画面がわかりやすいか
通話録音システム選ぶでは機能やコストに目が向きがちですが、管理画面の使いやすさも重要です。わかりやすい管理画面でだれでも使いこなせると、通話録音データの確認や分析をスムーズに行えます。
機能を最大限に活かすために、管理画面にも注目して、最適なクラウド型通話録音システムを選びましょう。
クラウド型通話録音システム徹底比較
10社のクラウド型通話録音システムをピックアップしました。
機能や特徴などに注目して、オフィスやコールセンターなどに最適なクラウド型通話録音システムを見つけましょう。
シンカ 通話録音クラウドシステム
株式会社シンカの通話録音クラウドシステムは、約100社・120拠点に導入され、解約率約0.7％という圧倒的な実績を誇っています。発着信すべての通話を自動で録音するだけでなく、音声のテキスト化にも対応しています。スマートフォンなどで外出先でも通話データを確認できるなど、通話データの活用に優れたクラウド型通話録音システムです。
| 料金 | 要見積もり |
| 機能 | ・全通話自動録音 ・スマートフォンからの確認 ・音声ファイルのダウンロード ・音声データのテキスト化 ・SMS機能 ・DM |
VALTEC MOT/PBX
VALTECのMOT/PBXは、外線通話に特化した通話録音システムです。録音データはMOT/Cloudというクラウドサーバーに蓄積されていきます。複数拠点の録音データを一括で管理できるため、拠点の多い企業におすすめです。
他にも自動音声応答や電話対応支援など、多彩な機能がついていて、電話応対の質を上げることができます。
| 料金 | ・契約料1,000円 ・録音オプション：3,000円 |
| 機能 | ・外線通話の自動録音 ・複数拠点の録音データ管理 ・スマートフォン内線化 ・自動音声応答 ・電話対応支援 ・ビジネスチャット ・ペーパーレスFAC ・ネットワークカメラ対応 ・テレビ電話対応 |
コラボス Packet Folder
コラボスのPacket Folderは、コラボスのクラウド型IP-PBX「@nyplace」に対応した通話録音システムです。コラボスの顧客管理システムと連携でき、対応履歴などの顧客情報を確認しながら電話応対できるようになります。コラボスの他システムと合わせて、導入を検討してみましょう。
| 料金 | 要見積もり |
| 機能 | ・通話録音 ・通話データ検索 ・録音ファイルダウンロード |
HITACHI Recware
HITACHIのRecwareXの特徴として、音声録音だけでなく、画面の操作履歴も保存できます。音声の波形表示と連動して、後で見直すことができ、視覚的なアプローチでオペレーター教育に取り組めます。暗号化機能によって、音声ファイルのセキュリティ性も高いです。
| 料金 | 要見積もり |
| 機能 | ・通話録音 ・通話検索 ・コメント機能 ・簡易分析機能 ・暗号化機能 ・画面録画 |
ABphone 全通話録音サービス
ABphoneの全通話録音サービスは、他のクラウド型通話録音システムよりも低コストです。月額3,000円から利用でき、通話録音やブラウザからの操作など、通話録音に必要な機能を備えています。
| 料金 | 月額費用：3,000円～ |
| 機能 | ・通話録音 ・ブラウザからの確認・削除・バックアップ ・通話開始時間、通話時間、相手先番号の記録 |
VoIPTrek Cloud 通話録音システム
VoIPTrek Cloudは、録音データをクライアントPCで管理できます。クラウドにアップロードすることで、ブラウザを通して、いつでも確認可能です。オフィス規模に合わせて、1～1000席超増やすことができ、オペレーターの増加にも柔軟に対応できます。
| 料金 | 要見積もり |
| 機能 | ・通話録音 ・音声データの圧縮・アップロード ・モバチョ、ドコモの通話録音サービス対応 |
OPTSP FlexLogPro
OPTSPのFlexLogProは、さまざまな回線に対応しています。ひかり電話やKDDiひかりダイレクトなどで利用でき、通話録音システム導入にあたって、回線で困ることはほとんどないでしょう。NTTとの連携で、携帯録音やオンラインストレージに保存できるなど、必要に応じて、機能を拡張できます。
| 料金 | 月額5,000円～ |
| 機能 | ・複数拠点の録音データ管理 ・音声ファイルのダウンロード ・録音メモ ・バックアップ ・音声認識によるテキスト化 ・携帯録音（オプション） ・NTTオンラインストレートサービスとの連携 |
株式会社アセンド オムニコンタクト
オムニコンタクトは、コールセンター向けのコールシステムで、通話録音機能に優れています。通話データのテキスト化や通話のモニタリングなどができ、オペレーター教育に効果的です。オペレーター教育に悩んでいる企業は、オムニコンタクトを導入してみましょう。
| 料金 | 要見積もり |
| 機能 | ・電話と連動した売上管理 ・複数拠点の一括管理 ・全通話録音 ・テキスト化 ・SMS、FAX機能 ・マルチコール ・モニタリング ・転送 |
トビラフォンBiz 通話録音システム
トビラフォンBizの通話録音システムには、自動音声応答や着信対応アナウンスといった顧客の誘導に便利な機能があります。休日や業務終了などに合わせて、アナウンスを設定し、自動で対応可能です。
| 料金 | ・初期費用：300,000円 ・月額費用（8チャンネル）：5,000円 |
| 機能 | ・迷惑電話フィルタ ・通話録音 ・ブラウザ上での再生 ・データの一元管理 ・データの検索 ・自動音声応答 ・着信対応アナウンス |
123ROBO 通話録音システム
123ROBOの通話録音システムは、クラウドを使用した通話データの保存・確認以外にも機能が豊富です。日本語と外国語に対応した音声案内や音声認識、転送先変更など、自動で顧客に案内できます。通話録音だけを利用したいという場合は、月額5,000円のプランで、コストをおさえて必要な機能に絞って利用可能です。
| 料金 | ・録音のみ：月額5,000円 ・多機能：月額10,000円 |
| 機能 | ・ガイダンス音声の登録 ・日本語、外国語音声案内 ・日本語、外国語音声認識 ・時間帯別、曜日別音声転送先変更 ・時間帯別、曜日別ガイダンス変更 ・SMS送信 ・自動受付 ・留守電録音 ・通話録音 |
クラウド型通話録音システムで注意すべきポイント
クラウド型通話録音システムには、導入コスト・スペースの削減など多くの特徴があります。ただいくつかの注意点もあり、システムによっては導入が難しいことや快適な通話録音ができないこともあるかもしれません。
選び方と合わせて、注意点もおさえておきましょう。
セキュリティに不安がある
クラウド型通話録音システムは、インターネット回線を使用するため、インターネットを通じて攻撃を受ける可能性があります。通話録音データが盗られたり、破壊されたりするなど、データを失うリスクを頭に入れておかなくてはいけません。
セキュリティ対策としては、できるだけセキュリティ性能の高いシステムを選ぶことが大切です。データの暗号化といった機能に注目して、システムを選びましょう。
インターネット回線を限定される場合がある
クラウド型通話録音システムの種類によっては、インターネット回線を限定される場合があります。導入後回線を乗り換えられなかったり、速度やサービスが不満でも回線を使い続けなくてはいけません。回線を自由に選択できるシステムの方が、柔軟な通話録音環境、インターネット環境を構築できるでしょう。
まとめ
クラウド型通話録音システムは、クラウド上のサーバーを利用することで、複数拠点の通話録音やスマートフォンなどでの通話データ確認を可能にします。
導入コスト・スペースもおさえられ、オンプレミス型よりも導入しやすいと言えるでしょう。
セキュリティやインターネット回線の限定などに注意しつつ、今回紹介したクラウド型通話録音システムを参考に、オフィスに合ったクラウド型通話録音システムを導入してみましょう。
PR：「シンカの通話録音クラウドシステム」とは
通話録音拠点数がなんと約100社、120拠点、そして月次の解約率は驚異の約0.7%という安定的な実績を持つ通話録音システム。それが、「シンカの通話録音クラウドシステム」です。
詳しくは後半ご紹介しますが、簡単に特徴をお伝えすると以下の点に強みがあります。
- 強み１. 電話機器の入替不要で、今の電話のまま録音ができる。
- 強み２. 様々な業種・業態のシーンで活用いただいている。
- 強み３. オフィスにかかってきた電話を全通話録音しテキスト化。検索できる。
- 強み４. クラウドだから複数拠点の録音データも一元管理できる。
- 強み５. 社員の電話受付ストレス軽減、クレーム客対策になる。
こうした強みを活かしながら、貴社をサポートする通話録音サービス。
それが、「シンカの通話録音クラウドシステム」です。
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また、以下のような導入事例があります。
お客様の声
「スタッフとお客様、両方を大切にする「環境」と「仕組み」」が整いました。
「シンカの通話録音クラウドシステム」が利用されている業種と業態は？
「シンカの通話録音クラウドシステム」は以下のような多彩な業種、業態で利用されています。
１. 不動産業界
認識相違のクレーム報告は属人的で、問題ないという報告案件もきちんと原状回復ができていないため悪化する事案などがあったが、録音された会話を確認することでそれを未然に防ぐことができるようになりました。 また、経営会議の場でその月の大きなクレームの洗い出しにも使え、対応策の検討や質の向上が行えました。
２. 24時間レスキューセンター
スタッフが薄い深夜帯の出動時、事務局スタッフ対応の出動要請も通話録音で確認、事前に顧客の緊急度・温度感を把握し現場到着時の一言目の対応が準備もしやすく顧客満足度にも繋げられました。
３. 士業
事務局のコールセンタースタッフが受け取った弁護相談内容で解釈に専門知識が必要な場合に、内容を理解しないまま弁護士に伝えていたことがあったが、通話録音の導入で専門知識がないスタッフが対応してもきちんと用件を弁護士が把握できるようになりました。
４. 葬儀
近しい方がなくなった場合に精神動揺が大きく、対応には特別な配慮が必要だが、その精神状態を通話録音のトーンで把握。 また、緊急の対応や聞き漏らしの内容把握にも活用できています。
５. 自動車業界
中古車販売の場合、電話でのクロージングが多いので、車両のスペックに関して言った言わないの揉め事につながることがよくあったが、通話録音の内容をエビデンスとして利用することでその心配を解消。 また、車検、点検などある程度内容は決まっているサービス内容について、知識の標準化のための顧客対応教育としても活用できています。
６. 建設業
電話での建材などの注文量、納品・納期の話をすることが多い業界なので、通話録音を利用することで、エビデンスとして残すことができ、また、聞き間違えなどケアレスミスを防ぐことができました。
以上6業種の活用方法をご紹介しました。 それぞれの業種に合わせてしっかりと活躍するのが「シンカの通話録音クラウド」です。
「シンカの通話録音クラウドシステム」の機能詳細
では、シンカの通話録音機能にはどのようなものがあるでしょうか。 ここでは、機能についてご紹介します。
機能１. 会話の自動録音
発信電話も着信電話もすべての電話を自動録音。聞き洩らしの心配が無くなります。 また、スイッチを押す必要がないので、録音漏れの心配がありません。 電話機ごとの機器の設置も必要ありません。
機能２. いつでもどこでもスマートデバイスで録音を聞ける
クラウド上に録音データが保管されているから、どこにいてもスマートフォンなどのデバイスから確認。外回り中の営業でも外出先から確認できます。音声データは音声ファイル形式でダウンロード・保存が可能です。
機能３. テキスト化・検索ができる
AIエンジンで音声を分析しテキスト化。重要な部分をAIがピックアップし会話データを検索、確認ができる。
※本機能は現在開発中の為、ご提供準備が整い次第の提供となります。提供時期についてはお問合せください。
さらに、CTI機能もついており、電話に出れない人にもショートメッセージ(SMS)が送れる機能もあり、DMも送ることができます！！
参考：ビジネスホン通話録音システム比較30選～シンカの通話録音クラウドサービスなどをご紹介
「シンカの通話録音クラウドシステム」を導入するメリット
ここまで、「シンカの通話録音クラウドシステム」の機能についてご紹介してきました。 では実際に導入後どのようなメリットがあるのでしょうか？ ここでは利用者にとっては一番きになる、導入メリットをご紹介します。
メリット１. 営業の成約率が変わる
営業同士の新規案件の情報参照・共有に
見込み客からの要求を聞き漏らさず対応
優秀な営業マンの顧客対応の共有で社内教育に
メリット２. カスタマーサポート（CS）・保守質向上
対応情報共有で生産性アップ。人不足の解消に
マニュアル対応を録音しノウハウ共有に
対応内容の記録保存し、言った言わないのやり取りがなくなる
メリット３. 新人を教育して即戦力に
上司が新人の音声をレビューして早期に即戦力に採用者への連絡情報の保存に
先輩の録音されたトークを聞いてスキルアップ
メリット４. 電話受付のストレスが減る
電話に慣れていない若い世代にも録音があることで安心
メリット５. 社内引き継ぎや情報共有が早い
シフト制の顧客対応で今日休みの人が昨日何を話 したかや顧客対応の引き継ぎをスムースに行える。
メリット６. クレーム客への対策ができる
録音を事前に伝えることでクレーム抑止になる
何に対してお怒りなのか録音を聞いて分析できる
メリット７. 顧客対応の質が上がる
自分が分からなくても録音している事で担当者にすぐ確認ができる
電話に出た人が対応完了するので何度も電話してもらう必要が無い
メリット８. 電話のやり取りがテキスト化される
過去の電話応対をテキスト化する事で通話分析ができる
音声よりもテキストは履歴を一覧で見やすく、検索もできる
「シンカの通話録音クラウドシステム」の連携機能
シンカの通話録音クラウドシステムと連携できるのは以下のようなサービスです。
Sales force、Kintone,sansan,SYNALIO,anirece cloud,神対応,Stamps!,HotProfile etc･･･
これらのシステムと連携すれば、どのようなメリットがあるのでしょうか？
例えばsansanとシンカの通話録音クラウドシステムを連携した場合。
登録した名刺データと連携して名前で検索することができます。
また、電話番号登録の手間を大幅に減らすことができます。
「シンカの通話録音クラウドシステム」導入の流れ
シンカの通話録音クラウドシステムを導入する流れは以下のとおりです。
- お申し込みは、メールや電話などからご連絡ください。
- 電話回線や社内ネットワーク環境などをヒアリングします。
- 導入する環境に合わせて、必要な機器を手配します。
- 実際の導入現場にて、弊社の技術者が設置を行います。
まとめ「シンカの通話録音クラウドシステム」とは
最後にもう一度強みをまとめます。
- 強み１. 電話機器の入替不要で、今の電話のまま録音ができる。
- 強み２. 様々な業種・業態のシーンで活用いただいている。
- 強み３. オフィスにかかってきた電話を全通話録音しテキスト化。検索できる。
- 強み４. クラウドだから複数拠点の録音データも一元管理できる。
- 強み５. 社員の電話受付ストレス軽減、クレーム客対策になる。
こうした強みを活かしながら、貴社をサポートする通話録音サービス。
それが、「シンカの通話録音クラウドシステム」です。
ぜひご導入をご検討ください。
