カイクラ導入でもっとも得たのは「安心感」
今やなくてはならない「インフラ」に

自らの経験をもとに誕生した「士業のワンストップサービス」

ユナイテッド・アドバイザーズは、代表取締役の西内氏が平成19年（2007年）に設立した経営コンサルティング企業だ。「税理士」「弁護士」「司法書士」「行政書士」などの複数専門家が一つの事務所に在籍している総合事務所で、ワンストップで士業に相談できることからクライアントからの信頼も厚い。

この業態の誕生には「自らの経験が大きかった」と、西内氏は語る。
「かつて私も税務面は外部の税理士事務所にお願いしていました。自分でも税務はできるのですが、ほかの業務もあり少々面倒な部分は税理士にお願いをしよう、と。同じように専門業務を士業にお願いしようとしたときに、何回も同じ話をしなければならず、また専門家ごとに見解がバラバラなこともありました。その時に『あれ、こっちのほうが面倒だな』って気づき、『一か所で全部任せられて、それぞれの専門家の見解も一致するよう事前に調整し回答できるサービス』の必要性に気づきました」

　西内氏も最初はワンストップサービスを探したが、当時は士業のワンストップサービスがなかなか見つからず、「それなら自分で始めよう」となったのが同社の始まりだ。

士業の時間を大幅に確保できた「カイクラ」、そして「Sansan連携」

同社はかねてより電話対応に関する課題を感じていた。
「弊社の電話対応は、まずは事務担当が初期対応を行います。そこから各士業担当へ取り次ぐ流れでしたが、営業電話も多く取り次いでしまい、士業担当の時間が大幅に取られていました」

　一日の営業電話は数十件、電話番号も3系統あることから「本当に嫌になります」と語るほどの数だった。士業という性質上、担当者が業務に集中できる時間の確保が成果の質に直結するため、無駄な電話対応時間は死活問題となっていた。
「営業電話を取り次がれた後、聞いて断るのに約1分。30件あった場合、一日で約30分も業務を中断しなければいけません。しかも、中断後に『何をやっていただろうか』と思いだし、切り替えるのがすごく難しかったです」

　そのような課題を感じていたときに参加したのが、大手コンサルティング企業による業界向け勉強会。そこで「カイクラ」を紹介されたという。そのとき初めて知ったサービスだったが、課題解決や業務効率化のイメージができたことで、導入を決断。
「『カイクラ』導入で、士業担当の時間確保が大きく進みましたね。営業電話には『営業』とあらかじめ情報を入力しておくことで、事務担当が取り次ぐことはなくなりました。これにより、取り次がれる電話はクライアント様からの電話だけになりましたし、士業担当本人が着電時に直接電話を取ることもでき、効率的に業務を進められています」

　既存クライアントか営業電話かの判別だけでも楽になったと語る西内氏。同社は「カイクラ」の導入からしばらく経って、名刺管理システム「Sansan」と「カイクラ」との連携機能も導入した。
「名刺交換をした人のデータが連携されているので、入力の手間がなくなり、また着電時に名刺情報が表示されるため、電話対応の負担が軽減されていますね」

「自動録音機能」によって得られたのは、安心感

　電話対応の課題感から導入を決めた同社だが、現在もっとも便利に感じている機能がある。
「通話録音機能が非常に便利ですね。『自信を持って電話対応ができる』という安心感が生まれています」

　通話録音機能とは、電話の内容を音声・テキスト両方で保存できる機能である。士業担当が不在の場合でも、初期対応者が正確に伝言をすることが可能になった。

「担当者不在で用件を伝えられた際には、後に士業担当に引き継ぎをしようとしても、税務業界、弁護士業界、司法業界などの専門用語ばかりになってしまいます。しかも業界によって意味合いが変わってしまうこともあり、専門家以外が電話対応をする場合、『しっかりと内容を把握できるだろうか』という心理的な負担が非常に大きかったです」

　通話が録音されていることで、まずはクライアントからの電話に余裕をもって対応することができるようになった。そして、電話後に録音内容を聞き直し的確に引き継ぎ、または士業担当自体が聞き直すことによって、齟齬なく確実な対応が可能になったのである。

「カイクラ」は業務に必要不可欠な「インフラ」に

　同社では、「カイクラ」の運用はスムーズだと評価している。
「初めて導入した際は、かかってくる電話ごとに情報の登録が必要だったので、不安な気持ちはありましたが、今となっては問題なく運用ができています。事務担当が電話を受けた際に、同時にWEBカレンダーで士業担当のスケジュールを確認し対応するといったような、自然な対応の流れに『カイクラ』が組み込まれています」

導入後の改善に関する数値的分析はこれからの課題だが、「カイクラ」を導入した後の心理面の負担軽減や、業務効率の効果については満足度が高く、今日まで活用を続けている。

　最後に、「『カイクラ』の活用でどのような発展を目ざすのか」という質問に対しては、「クライアントに寄りそうこと」を信条と掲げている同社だからこその答えが返ってきた。
「発展というよりは着実ですね。『カイクラ』は、今やないと困ってしまう『インフラ』のようになりました。そのシステムを活用することで、クライアント様との応対で、堅実にミスなくやっていくことを大切にしたいです」